Inbox Zero Methode 2.0: E-Mail Posteingang im Griff, Zeit sparen, weniger Stress [Kompaktkurs]
Leere Inbox, mehr Fokus, effizienter arbeiten, Outlook & Co. tunen, schlaue Postfächer und Ordner: Mit dieser Methode besiegen Sie das E-Mail Chaos
Ein leerer Eingangskorb und keine Mailflut, die jeden Tag aufs Neue zum Kampf gegen Windmühlen werden lässt: Das klingt zu schön um wahr zu sein? Wie können Sie den Riesen-Zeitfresser "E-Mails" und übervolle Postkörbe in den Griff bekommen? Was ist die "Inbox Zero" Methode – und worauf sollten Sie beim Umsetzen in die Praxis achten? Das lesen Sie in diesem Artikel. Plus: Wie Sie das Mailaufkommen insgesamt schon an der Quelle verringern können und 3 Killertipps, um zum "Inbox Zero Hero" zu werden.
E-Mails, die Monster und Zeitdiebe der Arbeitswelt: Gruselstatistiken
Das Medium "E-Mail" wurde erst Anfang der 90er Jahre in größerem Umfang nutzbar. Schon 2018 wurden pro Jahr nur in Deutschland fast 850 Milliarden elektronische Nachrichten versendet und empfangen – eine unfassbare Menge. Inzwischen dürften wir die Billion überschritten haben.
Kein Wunder, dass die Realität in vielen Büros ist: “Mal eben kurz die Mails checken” kostet uns Stunde um Stunde. Und am Ende eines Tages hat man viel gearbeitet, aber nichts geschafft und der Postkorb ist immer noch voll. Die konkreten Zahlen machen klar, wieviel Zeit und Konzentration hier verloren gehen:
Was ein voller E-Mail Eingangskorb mit unserem Gehirn macht
Unser Gehirn liebt die Abwechslung. So sind wir von Natur aus gestrickt. Das Fatale daran: Heutzutage prasseln soviel Eindrücke, Impulse, News und Info auf uns eine, das es schlicht zuviel ist. Gleichzeitig haben wir immer die Angst, etwas zu verpassen. Neudeutsch: FOMO
FOMO ("Fear Of Missing Out") ist die Befürchtung, dass Informationen, Ereignisse, Erfahrungen oder Entscheidungen, die das eigene Leben verbessern könnten, verpasst werden. Studien belegen: Es wirken dieselben Mechanismen wie bei anderen Suchtphänomenen, u.a. vermehrte Dopaminausschüttung, psychische Abhängigkeit.
Steven Covey, Autor vieler Management Bestsellerbücher wie "die 7 Wege zur Effektivität" erkannte schon im Jahr 2000 (Smartphone und Social Media waren noch nicht erfunden ...):
"Viele Menschen sind süchtig nach Dringlichkeit. Das bringt ihr Blut in Wallung und stimuliert ihr Ego. Dringlichkeit gibt ihnen das Gefühl, dass das, was sie tun, anerkannt wird, dass es eine Wirkung hat ."
FOMO auf Steroiden: Eine übervolle Inbox als Statussymbol
Man mag es nicht glauben, aber die Anzahl ungelesener Nachrichten betrachten einige Leute als Statussymbol. Diese bedauernswerten Menschen leider unter FOMO in Extremform: Wichtigkeitssucht. Das glauben Sie nicht? Ich habe selbst solche bedauernswerten Schicksale kennengelernt. Aber das waren eher abschreckende Beispiele und keine Rollenmodelle. Denn 1231 ungelesene Nachrichten zeugen eher von mangelnder Selbstorganisation und der Unfähigkeit zu priorisieren als von überragender Wichtigkeit.
E-Mails folgen nicht unserer Agenda / Mythos Multitasking
Aus den oben genannten Gründen gehören E-Mails in eine gefährliche Kategorie: Sie wollen immer beachtet werden - und wir spielen mit: Ein „Pling“, der rote Zähler, das Briefumschlagsymbol, der Vibrationsalarm: Alle diese Signale über eingehende neue Nachrichten füttern unsere Neugier sowie unsere FOMO Rezeptoren und kosten so Aufmerksamkeit.
Somit ist der Eingangskorb ein stetiges Angebot an unser Hirn, doch "mal kurz" abzuschweifen:
- Mal sehen, wer mir wieder etwas schreibt?
- Hat die Chefin eine Antwort auf mein Konzept geschickt?
- Was steht heute in einem der 32 Newsletter?
Alles ringt um Aufmerksamkeit und oft genug gewinnt die Neugier. Und schon ist unsere Aufmerksamkeit woanders und der Fokus ist gestört.
Das ist fatal.
Denn E-Mails sind Aufgaben anderer Leute. Sie folgen nicht unserer eigenen Agenda und halten uns davon ab, wichtige Dinge konzentriert zu bearbeiten.
Und: Nebenbei geht es auch nicht, "Multitasking" ist inzwischen als Mythos enttarnt. Wissenschaftler haben herausgefunden, dass das Gehirn insgesamt mehr Zeit benötigt, wenn es zwischen mehreren Tasks hin und her wechseln muss im Vergleich zum konzentrierten sequentiellen Arbeiten - eins nach dem anderen.
Wer seine Arbeit immer wieder wegen einer anderen Sache unterbricht – zum Beispiel mal kurz in den Eingangskorb gehen, Mails anfangen zu bearbeiten, dann weiter zur nächsten zappt und wieder zurück - ist reproduzierbar weniger produktiv. Im Gegenteil: Multitasking spart keine Zeit, vermindert die Produktivität und erhöht das Stresslevel.
Das Inbox Zero Konzept: Die Entscheidungsmatrix mit 4 Kategorien
"Inbox Zero" wurde 2007 als Prinzip erfunden. Schon damals war klar, dass E-Mails und konzentriertes Arbeiten nicht ideal zusammenpassen. Merlin Mann stellte sein Konzept dazu erstmals auf dem Google Tec Talk vor. Es basiert auf dem Produktivitätsklassiker "GTD - Getting Things Done" von David Allen.
Getting Things Done: Der Selbstmanagement Klassiker von David Allen
Bei der GTD-Methode werden sämtliche Aufgaben in Listen erfasst. So muss man keine Energie mehr darauf verwenden, sich diese Dinge zu merken und hat den Kopf frei, sich nur auf eine Sache zur Zeit zu konzentrieren. GTD beinhaltet diese fünf Schritte in festgelegter Reihenfolge:
1. Sammeln -> 2. Klären / Verarbeiten -> 3. Organisieren -> 4. Durchsehen -> 5. Erledigen
Inbox Zero - Merlin Manns GTD-Ableger zum besseren Umgang mit E- Mails
Das gemeinsame Ziel von Inbox Zero und GTD besteht darin, die Struktur und Organisation im Arbeitsalltag zu verbessern: Für mehr Fokus und um Ablenkungen zu reduzieren. Das Prinzip ist ähnlich: Eine Systematik schaffen, sich den Überblick verschaffen, sortieren, alles nur einmal bearbeiten.
Merlin Mann stellte schon 2007 "Inbox Zero" als Konzept vor
“Inbox Zero” kennt genau 4 Kategorien, in die sich JEDE Mail einsortieren lässt, die Ihre Welt betritt. Hier die Übersicht, nach welchen Kriterien eine Mail in welche Kategorie fällt und was damit jeweils zu tun ist:
- Kategorie 1: Ablage
Kriterium: Keine Aktion notwendig
Aktion: a) Löschen (wenn unwichtig) oder b) Archivieren (wenn aufbewahrenswert) - Kategorie 2: Sofort
Kriterium: In weniger als 2 Minuten bearbeitet?
Aktion: Sofort bearbeiten - Kategorie 3: Delegieren
Kriterium: Wer ist hierzu eher verantwortlich als Sie selbst oder sollte es werden?
Aktion: Weiterleiten an … mit der Bitte um … - Kategorie 4: Aktion/Planen
Kriterium: Sie müssen/wollen sich selbst kümmern und brauchen mehr als 2 Minuten dafür
Aktion: Termin für die Bearbeitung in Ihrem zentralen Tool planen und eintragen.
Die Nachrichten der Kategorie 4 bearbeiten Sie dann in extra für Mailbearbeitung geplanten Zeitblöcken - die Sie sich sinnvollerweise auch so im Kalender eintragen. Und dann gehen Sie innerhalb dieser Termine konzentriert durch Ihre Mails und bearbeiten (nicht: "checken") diese.
Das "Ur-Inbox Zero" Prinzip: Ablaufdiagramm / Entscheidungsmatrix
Warum das Ur-Konzept heute nicht mehr passt: Die Praxisprobleme
Auf den ersten Blick ist der Inbox Zero Workflow charmant: Klar, einfach und effektiv. Was ich selbst und bei meinen Kunden oft erlebt habe / erlebe: Die Realität sieht heute anders anders aus als das theoretische Produktivitätsseminar in 2007.
Viele Menschen und ganze Firmen starten motiviert in die Umsetzung - und fallen leider bald wieder in die alten Routinen zurück. Die Hauptprobleme beim Arbeiten nach der "reinen" Inbox Zero Lehre sind:
- Das Mailaufkommen hat sich in den letzten 20 Jahren mehr als verzwanzigfacht
- Die Arbeitsverdichtung sowie die Komplexität von Inhalten und Aufgaben sind gestiegen
- Kalender "leben": Nur in geplanten Zeitslots mit E-Mails zu agieren, klappt nicht immer
- Ausserhalb der Plan-Mailzeiten gibt es im Ur-Konzept keinen Überblick über das aktuelle Geschehen
- Wenn nicht alle in einer Organisation mitspielen, entstehen Dybalancen - z.B. in den Erwartungen über Reaktionsgeschwindigkeiten
- Somit steigt das Risiko, doch wieder in den „Nachrichten checken“ Modus zu verfallen
"Inbox Zero 2.0": Die zeitgemäße Praxismethode fürs leere Postfach
Fast 20 Jahre nach Merlin Manns Vortrag hat sich nicht nur das Mailaufkommen nochmals signifikant erhöht. Sondern auch das generelle Tempo, die Verdichtung und die Vielzahl der Kanäle, mit der Infos auf uns einprasseln. Insbesondere das Aufkommen interner Nachrichten ist überproportional gestiegen.
Deshalb habe ich mich gefragt: Wie kann man das Inbox Zero Prinzip weiter entwickeln und welche begleitenden Faktoren unterstützen die Praxistauglichkeit?
Als Ergebnis habe ich das "Ur Inbox Zero" um folgende Faktoren verfeinert und weiter entwickelt.
- Das Inbox Zero Prinzip mit den Kategorien bleibt als Basiskonzept
- Ergänzend: Ein strukturiertes Vorsortieren des Eingangskorbs
- Zusätzlich Hilfreiche Etikette / Mailkultur vereinbaren und befolgen
- Sinnvolle E-Mail Alternativen für kontextbezogenen Infoaustausch einsetzen
- Die neuen Routinen trainieren, bis sie in Fleisch und Blut übergegangen sind
Phase 1 – Vorsortieren: Diese Ordner schaffen Überblick und machen den Kopf frei
Einige der o.g. Hauptprobleme beim Umsetzen von Inbox Zero können Sie umgehen - und auch dabei gleich das fokussierte Bearbeiten unterstützen: Durch ein Vorsortieren der Mails im Eingangskorb.
Und so gehts: Der Grundgedanke ist: Jede Nachricht (sofern Sie nicht gleich wegen Unwichtigkeit gelöscht wird) triggert eine bestimmte Aktion, wie z.B. Antworten, Delegieren, Nachfassen. Ablegen. Und für diese Aktionen legen Sie direkt unter dem Eingangskorb Unterordner an.
Wenn Sie nun mehrmals am Tag Ihren Eingangskorb anschauen, prüfen Sie, welche Mail in welche Kategorie fällt - und verschieben Sie direkt aus der Inbox in deren Unterordner. Diese haben Sie sinnvollerweise so benannt, wie es für Ihre Arbeit passt. Es kann z.B. sinnvoll sein, eine Kategorie "Meetings" zu ergänzen. Oder Sie brauchen "Delegieren" nicht, da Sie allein arbeiten.
Je nach Gegebenheiten (Accountstruktur, Mailprogramme, ...) kann es sinnvoll sein, anstelle von Unterordnern mit Intelligenten Etiketten (Labeln / Tags) als Sortiermedium zu arbeiten.
Achtung: Achten Sie darauf, wirklich nur scannen und zu verschieben - und nicht anfangen zu überlegen / weiter zu lesen. Ein kleiner, aber feiner Unterschied!
Mit dieser ersten Phase des Inbox Zero Hero Workflows haben Sie so diese Vorteile:
- Sie sind up-to-date und verpassen nichts Dringendes.
- Sie haben einen Überblick was ansteht, wieviel Zeit Sie benötigen
- Der Eingangskorb bleibt leer (oder zumindest schlank)
Phase 2: E-Mails effizient bearbeiten – im Blöcken gleicher Aktionen
Hier geht es wie beim Ur-Prinzip von Inbox Zero in geplanten Zeiten an das Bearbeiten von E-Mails. Und zwar in der Reihenfolge Ihrer vorher eingerichteten Unterorder. Der Vorteil: Sie sind und bleiben im jeweiligen Aktionsmodus. Es fällt uns nämlich viel leichter, gleichartige Arbeiten im Block zu erledigen und nicht andauernd zu springen.
Der 2-Phasenablauf des "Inbox Zero Hero" Workflows im Überblick
Mehr Details und Praxishinweise zum Einrichten und Umsetzen des Workflows erhalten Sie in meinem E-Mail Kurs oder Infovortrag zum Inbox Zero Hero Konzept.
Im Inbox Zero Hero Maschinenraum: Tunen Sie Outlook und Co.
Moderne Mailprogramme bieten viele Möglichkeiten, sich die Arbeit leichter zu machen. Doch bei Outlook und Co. ist es meist wie bei Textverarbeitungen: Man hat eine Routine, nutzt nur 3% der Funktionen und verschenkt so wertvolles Potential.
Gerade für den effizienten Mailumgang gibt es einige Optionen, die Sie wirksam entlasten und viel Zeit sparen: Automatische Regeln, Kurzbefehle / Shortcuts, Erinnerungsfunktionen und Notifikationen sind nur einige Funktionen, die Sie sich gezielt zu nutze machen können. In welchen Programmen das wie am besten geht und wie das einzustellen ist, erfahren Sie in meinem "Inbox Zero Hero" Kurs oder Vortrag.
E-Mail Etikette / Mailkultur: Goldene Regeln für Täter und Opfer
Das strukturierte Arbeiten mit dem Eingangskorb ist schon mal eine gute Sache. Aber sie setzt nicht an der Wurzel des Problems an. Denn wie beim Arzt gilt auch bei E-Mails: Wenn Sie nicht nur am Symptom, sondern an der Ursache ansetzen, ist eine besonders nachhaltige Verbesserung zu erwarten.
Und weil Wissensarbeiter im Schnitt fast 40% ihrer Arbeitszeit mit dem Schreiben oder Bearbeiten INTERNER Mails beschäftigen, wirkt in Firmen und Organisationen eine gut abgestimmte interne Vereinbarung zu internen "E-Mail Etiketten" Wunder. Umso mehr, als dass jede/r hier sowohl als "Täter" wie auch als "Opfer" agiert. Und das ist eine gute Basis für gemeinsame Vereinbarungen.
Hier geht noch was in Sachen "E-Mail Etikette"...:
© Scott Adams, United Features Syndicate
E-Mail Etikette: Wenn Sie nur 3 davon anwenden, ist schon viel gewonnen
Es gibt Firmen, die haben E-Mails als internes Medium Komplet abgeschafft. Und das klappt sogar - ist aber nicht für jede/n etwas.
Es gibt viele Elemente einer guten E-Mail Unternehmenskultur, die helfen, das Aufkommen interner Mails drastisch zu reduzieren oder/und den Umgang damit für alle einfacher zu machen.
Hier sind nur 5 Beispiele für E-Mail Etikette (weitere erfahren Sie in meinem Kurs oder Impulsvortrag):
- Wir ziehen das direkte Gespräch oder einen Anruf einer Mail vor.
- Wir fassen uns kurz und behandeln nur ein Thema pro E-Mail.
- Wir vermeiden „CC“ wo immer es geht. Für Ausnahmen gibt es Kriterien.
- "BCC" ist als Ausdruck intransparenter Kommunikation verboten.
- Wir vermeiden Nachfassanrufe („hast Du meine Mail eben nicht erhalten?").
E-Mail Alternativen für kontextbezogenen Infoaustausch
Gerade wenn es um länger laufende Dialoge, Teamwork, Projekte, Absprachen und das vernetzte Teilen von Infos innerhalb von Organisationen geht, ist das Medium E-Mail vom Grundsatz her nicht gut geeignet. Denn E-Mails sind losgelöst vom Kontext: Dokumente, Bezugnahmen, Historie, Verantwortung. Endlose Gesprächsfäden und "in welcher Mail stand das nochmal..." sind die Folgen.
Dazu kommt: Der Mindset im E-Mail Programm ist anders als bei Projektarbeit, Konzeptentwicklung oder länger laufenden Teamverabredungen. Deshalb: Überlegen Sie, welche alternativen Medien bzw. Methoden wofür in Frage kommen.
Business-Chat-Systeme wie Slack empfehle ich hierfür nicht. Klar, sie sind schnell und intuitiv - aber verlagern die ähnlichen Probleme wie bei E-Mails oft nur auf einen zusätzlichen Kanal. Womit viele meiner Kunden gute Erfahrungen gemacht haben sind Lösungen, die Folgendes erfüllen:
- Kommunikation findet dort statt, wo die Projekte, Aufgaben und Dokumente liegen
- Zusammenhänge, Historie, Verantwortungen, Termine sind dynamisch hinterlegt
- Es herrscht eine hohe Transparenz über den aktuellen Stand einer Thematik
- Die Nutzung muss einfach und intuitiv sein, inkl. Zusammenspiel mit anderen Tools (Kalender, ...)
Gute E-Mail Alternativen für Projekte, Meetings & Co.: Kanban Boards
Welche Methoden kommen als Alternative zu E-Mails in Frage? Ein Klassiker sind z.B. CRM System für den Vertrieb. Hier wird alles relevante zu Kunden an einer Stelle gesammelt: Kontaktdaten, Zahlen, Verträge, Wiedervolrage, ...).
Eine universell und flexibel einsetzbare Methode ist das Arbeiten nach dem Kanban Prinzip. Kanban ist eine visuelle Methode zur Aufgabenverwaltung und für das agile Projektmanagement. Der Ansatz ist dabei, Aufgaben zu visualisieren, die laufenden Arbeiten fokussiert im Blick zu haben und aktuelle Infos auf einem sogenannten Kanban-Board zu sammeln bzw. zu teilen. Die hohe Flexibilität und hilft dabei, den beteiligten Teams eine schnellere und effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen.
Auf (physischen oder digitalen) Kanban Boards lassen sich Themen und Aufgaben mit Spalten und Karten visualisieren. Je nach Kontext, Thema und Fragestellung können die Spalten dabei eine ganz unterschiedliche Struktur haben, zum Beispiel: Projekt-/Aufgabenstatus (was steht an, was ist erledigt?), Verantwortungen (wer macht´s?), Vertrieb (Wo steht das Kundenprojekt? Auch Kommentare, Fragen und Antwort lassen sich hier sammeln. So schafft man eine hohe Transparenz und alle Infos liegen an einer Stelle - und anders als bei E-Mails eben kontextbasiert.
Diese Boards habe ich schon bei/mit vielen Kunden aufgebaut, unter anderem für Besprechungen, Marketingplanungen, Projektverfolgung u.v.m. Und das E-Mail Aufkommen hat sich hier spürbar verringert. Auch hierzu erfahren Sie mehr in meinem "Inbox Zero Hero" Kurs oder Vortrag.
Neue E-Mail Routinen: Warum es so schwer ist und wie es gelingt
Ab März machen Fitnessstudios die besten Geschäfte.
Warum?
Neue Routine zu etablieren ist schwer. Denn unser Gehirn ist paradox: Es liebt die Abwechslung - aber auch Routinen. Bei Veränderungen funkt das Hirn unbewusst „Vorsicht - hier stimmt was nicht.“ Und FOMO befeuert das, wenn es wie hier darum geht, nicht immer auf Empfang zu sein.
Das Ergebnis: Die voller Elan zum Neuen Jahr geschworenen guten Vorsätze "Mehr Sport", "Weniger Naschen" etc. etc. geraten in Vergessenheit, der inneren Schweinehund gewinnt die Oberhand. Und die Jahresabos im Gym werden brav weiter bezahlt, ohne dass man hingeht...
Studien zeigen: Es braucht meist ca. 6 Wochen, um neue Routinen zu festigen. Je nach Studie und Thema dauert es zwischen 18 und 254 Tagen, bis eine Person eine neue Gewohnheit etabliert hat. Und es gibt drei entscheidende Erfolgsfaktoren:
1. Erfolgsfaktor: Eine starke innere Motivation
Malen Sie sich in konkreten Bildern aus, wie gut Sie mit Ihrem wichtigen Projekt weiterkommen werden, wieviel besser Sie sich fühlen, wenn Sie den Kopf frei haben und wie Sie die Selbstbestimmtheit genießen, wenn Sie nicht dauernd auf Ihren Eingangskorb schielen.
2. Erfolgsfaktor: Ein Impuls, um zu starten
"Ich fang´jetzt einfach mal an" - wenn Sie ein starkes "Warum" haben, ist das schon eine gute Basis um zu starten. Dieser Artikel hilft vielleicht auch.
Meine Erfahrung: Wenn es darum geht, ein Team, eine Abteilung oder sogar eine ganze Organisation in Bezug auf E-Mail Effizienz voranzubringen, dann ist ein Kickoff- Impuls wichtig: Am besten darauf ausgerichtet, so dass man gleich ins Tun kommt. Da habe ich etwas für Sie:
Impulsvortrag – Live oder Online: Werden Sie zum Inbox Zero Hero
- Mehr Fokus, weniger Stress
- Mehr Zeit für wichtige Dinge
- So klappt es in der Praxis
- Anti E-Mail Flut Killertipps
... und zum Verankern:
3. Erfolgsfaktor: Ein freundlich-konsequentes Trainingsprogramm mit System
Es gibt - wenige - sehr willensstarke Menschen, die eine bleibende Veränderung in ihrem Verhalten mit purer Willenskraft schaffen. Wenn Sie zu diesen seltenen Exemplaren gehören: Hut ab!
Für die mehr als 90% aller anderen Menschen lohnt es sich, zumindest über einen Zeitraum von ca. 6 Wochen, immer wieder erinnernde Impulse zu bekommen und zu trainieren. Denn unser Gehirn verhält sich wie Muskeln.
Dazu habe ich das richtige Trainingsprogramm für Sie (mit oder ohne Impulsvortrag): Mein 6 Wochen E-mail Kurs "Inbox Zero Hero". Sie erhalten aufeinander aufbauende E-Mail Sequenzen, so dass Sie die neuen Routinen festigen. Praxiserprobt, für nachhaltig mehr Fokus und weniger E-Mail Stress.
E-Mail Kurs "Inbox Zero Hero". Leerer Posteingang, mehr Fokus, weniger Stress - mit 2x gratis Bonus
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Mittelstand hat die besten Chancen, das E-Mail Chaos zu vermeiden
"E-Mail Stress" und was man dagegen tun kann - dieses Thema begegnet mir in vielen Gesprächen mit Kundinnen und Kunden mit Unternehmensgrößen von 1 bis über 1.000 Mitarbeitenden.
Das "Inbox Zero Hero Konzept" finden fast alle sofort spannend – und gerade kleine und große Betriebe, Freiberufler, Verbände und Organisationen haben hier viel bessere Umsetzungschancen als Konzerne:
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Fazit: Mit dem "Inbox Zero Hero" System E-Mails im Griff
E-Mails sind durch das ständige Ablenkungspotential DER Produktivitätskiller unserer Arbeitswelt. Dagegen helfen ein bewußter Umgang mit strukturierter Arbeitsweise und effektiven Routinen.
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Als Weiterentwicklung beinhaltet das "Inbox Zero Hero" Konzept zusätzliche Elemente: Ein schnelles Vorsortieren, E-Mail Etikette und das bewußte Entscheiden, gewisse Themen und den Austausch darüber nicht mit Mails abzubilden, sondern mit kontextbasierten Methoden.
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