E-Mail Marketing / erfolgreiche Newsletter: Vorteile, 11 beste Zutaten, Fehler vermeiden [2025 Guide]

Und was wird die KI ändern? 

Einiges, aber nicht alles: Für eher einfache Standardsuchanfragen werden die Bots sicher an Bedeutung gewinnen. Aber ab einer gewissen Tiefe wird SEO (Search Engine Optimization) auch in Zukunft wichtig bleiben.

Gleichzeitig prüfen auch KI´s wie Perplexity heute schon authentische Autorenschaft und geben die besten Quellen bei den Rechercheergebnissen mit an. Relevanz und Qualität bleiben wichtig.

Im E-Mail Marketing selbst ist die Versuchung natürlich groß, ChatGPT mal eben einen Newsletter schreiben zu lassen. Die Ergebnisse sind entsprechend: Generisch, austauschbar, ohne eigene Handschrift. Aber gezielt eingesetzt, ist die KI ein super Hilfe: Bei Überschriften, beim Strukturieren, für alternative Formulierungen.

Menschen, die nach tiefergehenden Inhaltem, spezifischen Erfahrungen, persönlichen Haltungen und neuen Ansätzen suchen, werden auch in Zukunft auf den Seiten landen, die sorgfältig recherchierte und gut getextete Inhalte mit nachvollziehbarer und vertrauenswürdigen Autorenschaft bieten.

11 Zutaten für 1A Newsletter-Marketing, so dass sich Leser auf Ihre Mails freuen 

Newsletter-Marketing ist keine Geheimwissenschaft und Sie müssen nicht wie Ernest Hemmingway schreiben können, damit Ihre Leserschaft sich auf Ihre E-Mails freut. Begreifen Sie es eher als ein Handwerk: Übung macht den Meister und wenn Sie die entscheidenden Zusammenhänge und Regeln kennen und anwenden, werden Sie erfolgreich sein.

Hier kommen die 11 besten Zutaten für Ihr E-Mail Marketing:

1. Erfolgreiche Newsletter und Mails werden vom Ende her gedacht

Sie haben ein interessantes Thema für Ihren Newsletter? Super. Aber bevor Sie jetzt drauflosschreiben: Klären Sie, was Sie mit Ihren E-Mails erreichen wollen:

• Direkt eine Leistung oder ein Produkt verkaufen?
• Mehr Besuchende / Traffic auf Ihre Website leiten?
• Mehr Abonnenten für Ihren Newsletter gewinnen?
• Neue Interessenten auf sich aufmerksam machen?
• Qualifizierte Leads und/oder Neukunden gewinnen?
• Ihr Unternehmen / Ihre Marke bekannter machen?

Formulieren Sie Ihre ausgewählten Ziele am besten SMART:

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv (relevant)
• Realistisch (erreichbar)
• Terminiert (zeitgebunden)

Richten Sie in Ihren Newslettern die Inhalte, Formate und Call-To-Actions entsprechend darauf aus, dass sie das Erreichen Ihrer definierten Zielen unterstützen.

2. Ihre Zielgruppen, Ihre Leserschaft und deren Wünsche verstehen

Das klingt wie ein No-Brainer. Und es steckt doch einiges mehr drin als gedacht. Wie gut kennen Sie eigentlich Ihre Wunsch-Zielgruppen? 

• Was würde Menschen bewegen, Ihre Mails zu lesen?
• Wer sind meine Newsletter-Leserinnen und Leser?
• Was sind ihre Interessengebiete und Suchintentionen?
• Suchen sie eher Infos, Inspiration, Unterhaltung, Angebote, ...?
• Wie greife ich ihre Bedürfnisse / Wünsche am besten auf?

Je besser Sie dieses "Profiling" durchführen, umso punktgenauer werden Sie Ihre Newsletter verfassen können. Und: Jedes E-Mail Marketingtool kann Ihnen wertvolle Infos dazu geben: 

• Ist die Mail-Zustellbarkeit im grünen Bereich?
• Welche News hatte besonders hohe Öffnungsraten?
• Welches Freebie hatte die besten Conversions?
• Auf welche Links wurde geklickt?
• Wie sieht die Abmelderate aus?

3. Klickstarke Überschriften mit "Will-ich-lesen" Effekt

In fast jedem Eingangskorb herrscht ein harter Wettbewerb um Aufmerksamkeit: Welche Mail will ich öffnen und lesen, welche klicke ich weg?

Der Inhalt Ihrer Mail kann noch so toll eine – Die Betreffzeile entscheidet darüber, ob überhaupt weiter gelesen wird. Aus lauter Verzweiflung betreiben einige Absender hier Klickbaiting-Versuche die aber meist nach hinten los gehen: "Die Geheimformel für Reichtum ohne Arbeit", "Forscher beweist: 10kg abnehmen in 10 Minuten" und Schlimmeres führen in der Regel nicht zum Inhalt einer Mail, sondern in den Papierkorb oder Spamfilter.

Ihre Betreffzeile (und auch der so genannten "Preheader") darf gern anders und besser sein:

• Neugier erzeugen: Aktuelle Bezüge, Ergebnisse mit Belohnungscharakter, spannende Analogien und für Ihre Leserschaft relevante Schlüsselwörter sind gute Zutaten. Verraten Sie nicht alles über den Inhalt der E-Mail, sondern teasern Sie gezielt an und haben Sie dabei schon das Ende im Kopf: Die Überleitung zum Call-To-Action, der zum Leserwunsch passt.
  
  
• Einfache Sprache wählen: Vermeiden Sie kryptische Formulierungen und Fachsprache. Je nach Zielgruppe und Selektion Ihrer Kontaktliste ist das im B2B Bereich manchmal ok, aber meistens gilt: Wir setzen zuviel Wissen voraus. Die Gefahr: Empfänger:innen haben den Reflex. "Oh-oh, hier wird's kompliziert" – und schieben Ihr Mailing noch vor dem Öffnen in den Papierkorb.
  
  
• Den Betreff kurz halten: Je nach E-Mail-Client und Endgerät werden oft nur Teile der Betreffzeile angezeigt werden. Gerade weil die meisten Mails mobil gecheckt werden, dürfen Sie Ihre Kernbotschaft am besten in den ersten 50 Zeichen der Betreffzeile vermitteln. Wenn die geniale Formulierung erst am Ende eines langen Satzes kommt, ist es zu spät.

4. Die Gesetze des Copywritings und Storytellings beherrschen

Wir Menschen lieben Geschichten. Bei guten Storys horchen wir auf, freuen uns mit, leiden mit und wollen wissen wie es weitergeht. Egal, ob im Kino, Tim Buch  – oder in Newslettern.

"Storytelling" ist eine wichtige Disziplin des Copywrtings – also dem Verfasser von Texten die am Ende etwas bewirken sollen. Und bei guten Geschichten in Mails lesen wir dies gern bis zum Ende. Wir saugen ihre Botschaften, Tipps, Inspirationen auf, fühlen uns unterhalten und bleiben dabei.

Storytelling in Newslettern kann unterschiedlich ausssehen:

Die klassische Heldenreise: Der/die Protagonist*in durchläuft Phasen, die ihn/sie nach kleineren oder größeren Herausforderungen letztlich zu einer Transformation bzw. Lösung führen.

Zitate, Analogien, Metaphern mit Bezug zu berühmten Persönlichkeiten, zu anderen Branchen oder Bildern, die passende und gewünschte Assoziationen hervorrufen

Kurze Anekdoten oder persönliche Erlebnisse teilen, die Sie selbst erlebt haben: Eine Kundenfrage die Sie zum Nachdenken brachte, Erfolge - und Misserfolge!, ) und auch Privates.

Im B2B Bereich ist das anders: Hier stehen die Inhalte im Vordergrund und man will eben nicht eine sofort als "Promotion" erkennbare Mail erhalten. Hier sind eher solche Newsletterdesigns erfolgreich:

• Klare Designs und Layouts, die nicht schon vom Look als Werbung erkennbar sind
• Anmutungen die eher den Mails von Bekannten und /Geschäfts-)freunden ähnlich sind
• Gezielt eingesetzte Struktur / Hilfen zum leichteren Lesen: Absätze, Aufzählungen, Fett

Sie schlagen so mehrere Fliegen mit einer Klappe: 

• Der Inhalt, Ihre Expertise und Ihre Persönlichkeit stehen besonders im Vordergrund
• Sie müssen sich nicht damit herumschlagen, dass das Design auf allen Devices klappt
• Sie sparen Zeit bei der Gestaltung, die Sie besser in begeisternde Inhalte investieren

7. Eine Willkommenssequenz versenden, Automatisierungen nutzen

Sobald die Grundlagen geklärt, das Newsletter-tool eingerichtet und die ersten Mails geschrieben sind, wird es Zeit für die nächste Stufe in Ihrem E-Mail Marketing: Eine Willkommenssequenz. 

Das sind meist 3-5 automatisierte Mails, die jeder neue Kontakt Ihrer Liste erhält: Eine Folge von Emails in vorgeplanter Frequenz und Reihenfolge.

So eine Sequenz ist extrem wertvoll und wichtig: Diese Mails gehören zu den meist gelesenen, denn die Menschen haben sich gerade erst bei Ihnen angemeldet. Und sie wollen wissen: Wer schreibt mir hier? Was erwartet mich in den folgenden Ausgaben? Warum sind diese Infos für mich interessant?

Überlegen Sie sich also gut, wie Sie in dieser "Honeymoon Phase" Ihre Leserschaft begeistern. Schauen Sie in Ihrem Newsletter-tool nach einiger Zeit, welche Ausgaben dieser Sequenz am besten funktionieren / am häufigsten gelesen werden. Und die anderen können Sie ggf. etwas nachbessern.

8. Sauberer Datenschutz schafft Vertrauen: Double-Opt-In und Co.

Der Begriff „Opt-in" bezieht sich auf den Anmeldeprozess zu Ihrem Newsletter. Es geht darum, Menschen vor Spam zu schützen, indem Absender explizit vom Empfänger eine Erlaubnis einholen müssen, ihnen schreiben zu dürfen.

Single Opt-in bedeutet, dass Abonnent:innen in die E-Mail-Liste aufgenommen wird, sobald das Anmeldeformular abgeschickt wurde.

Double Opt-in bedeutet, dass jede:r neue Abonnent:in nach der Anmeldung einen individuellen Bestätigungslink per E-Mail zugeschickt bekommt, um das Abonnement abzuschließen. Das ist heute das gängige (und rechtssichere, DSGVO-konforme) Verfahren.

In Ihrem E-Mail Tool sollte klar hinterlegt seine, welche Kontakte wozu Ihre Zustimmung gegeben haben. Auch eine Abmeldlink muss immer enthalten sein. Erst wenn das alles auf „grün“ steht, dürfen diese Kontakte weiter Mails erhalten. 

9. Absenderreputation: Die Türsteher DMARC, DKIM und Co. im Griff

Dieser Punkt hängt mit dem vorherigen zusammen: Mit Mailadressen wird immer mehr Schindluder getrieben: Fake-Mails, Datenklau, Spoofing, Schadsoftware und Schlimmeres nehmen zu. Darum haben fast alle großen Mailprovider wie Gmail, Outlook und Co. die Spamfilter geschärft.

Als wichtige Sicherheitselemente werden hier auch die Authenzität und korrekte Autorenschaft des Absenders überprüft. Die Stichworte dazu sind:

SPF - Sender Policy Framework, DKIM - DomainKeys Identified Mail und DMARC - Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance.

Sie verstehen nur "Bahnhof"? Fast alle Mailprogramme und Hoster halten entsprechenden Erklärungs- ud Hilfeseiten bereit. Und Sie können auch meinen "Ratgeber E-Mail Zustellbarkeit" dazu lesen.

10. Testen ist besser als Entschuldigen

Listen, Automationen, geplante Versendungen, Verlinkungen: So schön die ganzen Möglichkeiten von E-Mail Programmen sind: Der Teufel steckt im Detail und Murphys Gesetz lauert überall. Es ist auch mir schon passiert, dass Dinge beim E-Mail Marketing schief gehen. Und das nervte mich.

Man muss diesen Fehler erstmal bemerken, das Problem dann fixen und sich manchmal auch noch bei Ihren Lesenden entschuldigen. Darum die Empfehlung: Testen Sie Ihre Newsletter und Einstellungen vor dem Versand:

• Stimmen die Basics wie Impressum, Abmeldung, sind DMARC, DKIM & Co. gecheckt?
• Geht der Newsletter an die richtige Liste? Haben alle mit Double-Opt-In zugestimmt?
• Sind die Links im Text und auf Buttons richtig gesetzt und führen nicht ins Leere?
• Sieht die Mail auf allen Endgeräten gut aus und ist gut lesbar – gerade auch mobil?
• Sind bei Automatisierungen die richtigen Bedingungen, Trigger und Regeln gesetzt?

11. Dranbleiben: Feste Versandfrequenzen und starke Routinen

Kennen Sie als Newsletter-Autor / Autorin auch diese Ängste und Unsicherheiten?

• "Bloß nicht zu oft versenden - ich will meinen Lesern nicht auf die Nerven gehen"
• "Was soll ich bloß andauernd schreiben, wo bekomme ich die Ideen her?
• Versende ich lieber Montag Vormittag oder Freitag Abend?

Bei der Frequenz sind viele zu vorsichtig und denken sich: "Lieber nur alle 2 Monate etwas schreiben, sonst melden sich die Leute ab". Aber wenn Sie davon ausgehen, dass ca. 30-40% von (guten) Newslettern wirklich gelesen werden, heisst das: Im Schnitt sind Sie nur 2-3x pro Jahr präsent. Da wird Sie mancher Lesende schon vergessen haben.

Haben Sie also keine Angst vor Abmeldungen. Im Gegenteil: Sie wollen ja nicht auf Teufel komm raus alle in Ihre Liste haben, sondern die Richtigen. 

Und die optimale Versandzeit? Die gibt es nicht. Für jede Zeit gibt es eine Studie dafür oder dagegen. Versenden Sie dann, wenn sie fertig sind und das wird die richtige Zeit sein.

"Was soll ich bloss schreiben?" Etablieren Sie feste Schreibroutinen

Wir sind nicht immer auf Knopfdruck im Kreativmodus, so dass die Worte nur so sprudeln. Umsomehr ist es hilfreich, wenn Sie sich feste Routinen fürs Verfassen Ihrer Newsletter einrichten: Je nachdem ob Sie Morgenlerche oder Nachteule sind, ob Sie lieber am Schreibtisch die Tastatur anwerfen oder im Wald Ihre Texte als Sprachnotiz verfassen: Schaffen Sie sich IHREN Rhythmus. Und bleiben Sie dann konsequent dabei.

Was mir selbst wie vielen anderen Autoren ausserdem extrem hilft: Ein "Swipe File". Das ist eine zentrale Sammelstelle für Ideen, gute Überschriften, interessante Zitate und Story-Fragmente. Immer wenn ein Infoschnipsel es wert ist aufbewahrt zu werden, wandert er hier hinein und bei Bedarf kann ich darauf zurück greifen.

Fazit: Email- / Newsletter-Marketing ist lebendig wie nie. Es schafft nachhaltige Verbindungen und werthaltige Kundenkontakte

• Das Medium E-Mail ist der Kanal mit den höchsten Conversionraten. er schafft direkte Verbindungen zu Ihren Zielgruppen
  
  
• Anders als bei Social Media Plattformen haben Sie echten "Zielgruppenbesitz": Eine gut gepflegte  Kontakliste mit Menschen die gern von Ihnen hören und lesen, ist bares Geld wert.
  
  
• Die Verbindung von SEO optimierten Blogartikeln über dazu passende Incentives ("Freebies") zum Anmelden in Ihre E-Mail Liste funktioniert auch in Zeiten von KI
  
  
• Wie bei anderen Webinhalten gilt: Persönlichkeit, besondere Blickwinkel, echte Erfahrungen, eine wiedererkennbare Sprache und eine klare Haltung machen den Unterschied
  
  
• Begreifen Sie Ihr E-Mail Marketing als lernendes System: Holen Sie sich Leserfeedbacks ein, werten Sie Ihre Kennzahlen aus und bleiben Sie am Ball
  
  
• Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Hausaufgaben in Sachen Datenschutz und Absenderreputation machen: Double-Opt-In, rechtliche Rahmen, DMARC, DKIM sowie Listenpflege gehören dazu