Entscheidungsmatrix erstellen: Die einfache Methode für bessere Entscheidungen: Fundiert, rational, mit hoher Akzeptanz

Labyrinth Entscheidungsmatrix

Wie Sie systematisch Ihre Entscheidungsfindung verbessern können: In 5 Schritten zur Entscheidungsmatrix (mit gratis Vorlage)


Jeden Tag treffen wir -zig Entscheidungen. Oft spontan und aus dem Bauch heraus. Das ist auch gut so, damit wir es nicht komplizierter machen als nötig. Aber immer mal wieder stehen wir vor Fragen mit einer größeren Reichweite - für uns oder auch für andere: Haben wir alles berücksichtigt? Was sind die Konsequenzen? Tragen alle die Entscheidungen mit? Wen binden wir wie ein? Kurz: Wie gehen wir vor, um wichtige Entscheidungen gut zu treffen?

Nicht nur in Business und Beruf sollten wichtige Entscheidungen gut überlegt sein. Und der ganze Prozess steckt voller potentieller Fallgruben: 

  • Von vornherein werden mögliche Lösung favorisiert (oder ausgeblendet)
  • Starke Meinungen und lauteste Argumente gewinnen statt klarer Fakten 
  • Eine ungünstig verlaufende Kommunikation torpediert die besten Absichten

In diesem Artikel erfahren Sie anhand typischer Beispiele, wie und warum Entscheidungsprozesse häufig nicht so gut verlaufen wie es möglich wäre. Und Sie erfahren, wie Sie mit einer einfachen Methode systematisch bessere Entscheidungen treffen können. Ein wertvoller Zusatznutzen: Sie können mit mit dieser Methode auch klarer kommunizieren und Menschen transparent "mitnehmen". Und: Sie erhalten eine flexibel anpassbaren Vorlage zum herunterladen.

4 Beispiele: Diese Entscheidungsprozesse führten zu Problemen


In Projektbesprechungen mit Entscheidungsgremien, bei strategisch relevanten IT-Fragen, bei geplanten Marketingschwerpunkten oder bei Gremiendiskussionen von Verbänden & Co.: Facetten aus diesen 4 Beispielen kommen Ihnen vielleicht bekannt vor. Ich erzähle Ihnen, was ich selbst erlebt und habe und welche Muster hier jeweils wirkten:


Fall 1: Argumente-PingPong bei Pillen mit „Ober sticht unter“

Pillenfarbe Auswahl

"Bloss keine Verwechslungsgefahr mit Viagra": Es ging hoch her beim Pharma-Meeting

Mein Erlebnis aus dem echten Leben: Marketingmeeting in der Pharmabranche. Es geht um (ja, darüber kann man lange streiten ...) die Farbe und Form einer neuen Tablette. 5 Alternativen kamen und die finale Auswahl. Es ging hoch her: "Das sieht doch aus wie bei Konkurrent A", "Weiss ist doch langweilig", "Bloss keine Verwechslungsgefahr mit Viagra" usw usw. Der Chef, Patriarch alter Schule befand nach 3 Minuten kurz und knapp: „DIESES Design findet meine Frau am schönsten. Das nehmen wir“. Die gerade abgeschlossenen Testmarktauswertungen und Kundenbefragungsergebnisse verschwanden in der Schublade. Sie wurden zwar bezahlt, aber nie mehr angeschaut.
 
Das Muster: Schnell werden mögliche Lösungen für eine Fragestellung oder ein Problem heiss diskutiert. Jede/r hat eigene Erfahrungen gemacht oder kennt jemanden, bei dem „x“ prima oder „y“ überhaupt nicht geklappt hat. Aufgrund „anekdotischer Evidenz“ oder aus persönlicher Vorliebe heraus werden Entscheidungen getroffen.

Eine besondere Kombination entsteht, wenn dazu die „Ober sticht unter“ Regel zum Tragen kommt: Das Priorisieren EINER bestimmten Lösung wird (ohne nähere Begründung, sondern qua Amt)  von der oberen Hierachieebene vorgetragen. Raten Sie mal, wie so etwas ausgeht nd wie zufrieden die Beteiligten ind.



Fall 2: Stille Post - Dem Parkplatz-Gerücht hinterherlaufen

Parkplatznot Problem

Ein Thema mit 100% Aufregerpotential: "Wie regeln wir die Parksituation am besten?"

Mein Erlebnis aus dem echten Leben: Im kommunalen Bauausschuss ging es um die Parkplatzsituation: Zur viele Autos, zuwenig Platz, immer mehr Pendler parken das Dorf zu: Ein Thema mit Schlagzeilenpotential. Letzteres wurde allerdings etwas unterschätzt: „Der Aushang zum Neuordnen der Parkplätze war als Info zum Stand der Dinge und als Beginn der Meinungsfindung eigentlich gut gemeint. Aber wir hätten nie gedacht, was die Presse daraus gemacht hat. Das wieder einzufangen wird schwierig“. Denn natürlich hatte die Dorfzeitung in einem Artikel diejenigen Aspekte und Gerüchte verkürzt herausgestellt, die für maximale Aufmerksamkeit und Klickzahlen sorgten. 

Das Muster: In der Projektarbeit, bei Veränderungsprozesssen mit entsprechenden Massnahmen, in der kleinen und Politik erleben wir immer wieder, wie schnell sich isolierte Info-Häppchen / Gerüchte / vorweggenommene Ergebnisse (gewollt oder ungewollt ...) verselbstständigen und die Runde machen. Gern ohne Kontext, über Bande, und auf denjenigen Teilaspekt verkürzt, über den sich am besten streiten lässt.

Und schon geht es nicht mehr um das Ziel oder die Kernfrage, sondern um EINE mögliche Massnahme / Option (bei Restrukturierungen: „Schon gehört? Die machen hier alles dicht“). Teilaspekte mit den besten Aufregerchancen ( „Dieses Bezahlparksystem soll ja echt teuer sein“) triggern ungesteuerte Diskussionen, die sich dann ruckzuck verselbstständigen und vermeidbare Aufregung schaffen.



Fall 3: Abkürzung Anbietervertrieb - „Wie für Euch gemacht“


Software Screen Verkauf

"Incredible Ways to increase your Revenue": Lieber noch einmal das Anforderungsprofil prüfen ...

Mein Erlebnis aus dem echten Leben: Auf der Tagung trifft der Geschäftsführer eine alte Bekannte - jetzt im Vertrieb einer Softwarefirma. Sie sagt: „Ihr macht doch diesen xyz-Service? Genau dafür haben wir ein richtig gutes ERP System“. Im Folgemeeting wird die Lösung präsentiert, es gibt sogar noch einen kleinen Bonus und der Vertrag wird geschlossen. Toll, wie einfach das ging.

Erst im Laufe der Einführung des Systems merkt man dann: 
- Wesentliche Anforderungen wurden gar nicht erfasst
- Es gibt Alternativen mit viel flexibleren Standardmodulen 
- Akzeptanzkriterien fehlten, jede Änderung wird teuer

Das Muster: Netzwerkkontakte und Zufälle können helfen. Aber wenn ein neutral formuliertes Anforderungsprofil und ergebnisbezogene Kriterien für ein Ergebnis / eine Entscheidung fehlen, steht ganz schnell nur EINE von vielen möglichen Lösungen im Zentrum der Diskussion. Im besten Fall kann das trotzdem zu guten Ergebnissen führen. Aber viel größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass so vielleicht geeignetere oder günstigere Lösungswege / Optionen gar nicht in Betracht gezogen werden.



Fall 4: Der interne Bias: "Das Hammer und Nagel" Phänomen

Hammer und Nägel

Maslows Hammer: "Wenn ich nur einen Hammer habe, sieht jedes Problem aus wie ein Nagel"

Mein Erlebnis aus dem echten Leben: Projektbesprechung bei einem Medizintechnik-Hersteller. Es geht um Spezifikationen für ein Gerät zum Überwachen wichtiger Vitalfunktionen. Spannend: Das Unternehmen hat gerade "Agilität" entdeckt. Und der eigens zu Rate gezogene "Scrum Master" zieht eine Studie aus dem Ärmel die besagt: JEDES Projekt MUSS agil sein "because those projects who are not doing Scrum are unable to function". Mit anderen Worten: wenn wir nicht agil / mit Scrum arbeiten, kann es nicht funktionieren. 

Bei aller Wertschätzung für agiles Arbeiten: Bei Geräten wo es um Leben und Tod geht, sind klare Pflichtenhefte oft schlicht passender als ein iteratives Vorgehen. Das hatte der agile Scrum Master als mögliche Option allerdings gar nicht auf dem Zettel. Am Ende ging es ohne ihn besser. 

Das Muster: "Wenn ich nur einen Hammer habe, sieht jedes Problem aus wie ein Nagel". Bei diesem auch "Maslows Hammer" genannten Phänomen spricht die Psychologie von Kognitiver Verzerrung. Von vornherein favorisieren wie EINE Lösung - sei es aus interner Brille, wegen früher gemachten Erfahrungen oder weil wir tief im Inneren schon eine (Vor-)Entscheidung getroffen haben. Das spielt sich meist unterbewusst ab und täuscht uns eine derartige Schlüssigkeit und Offensichtlichkeit EINES Lösungsweges vor, dass ein Hinterfragen nicht mehr stattfindet. 


Bessere Entscheidungen treffen: Nicht den 3. Schritt vor dem 1. gehen


Schon diese 4 ganz unterschiedlichen Beispiele zeigen: Auch wenn wir es gut meinen beim Treffen von Entscheidungen: Es entstehen oft Situationen, die zu Schnellschüssen, Irritationen, Frust und zu Ergebnissen führen, die nicht so gut sind wie sie hätten sein können.

Ob in der Politik, im Beruf oder auch privat: Wir neigen dazu, sofort zu möglichen Lösungen oder Maßnahmen zu springen. Diese werden dann sofort heiss diskutiert. Man wundert sich dann, warum das so anstrengend / wenig effektiv / zum Teil auch aggressiv wird oder/und Menschen sich abwenden. Und warum die Ergebnisse eher davon abhängen wer seine Meinung schlicht durchsetzen konnte.

Ein wesentlicher Grund für diese unguten Situationen und Ergebnisse ist fast immer: Es fehlt der Konsens / das gute Erklären / das gemeinsame Verständnis darüber, was genau das Ziel sein soll und auf Basis welcher Informationen und Kriterien wir zu Entscheidungen gelangen wollen.

Um diese Kurzschlüsse und potentielle Streitfelder zu vermeiden, gebe ich Ihnen einen heissen und einfachen Methoden-Tipp, der sich schon in -zig Projekten, Diskussion sowie mit kleinen und großen Gruppen immer wieder bewährt hat: Probieren Sie es einmal mit einer Entscheidungmatrix.


Was ist eine Entscheidungsmatrix?


Der Begriff "Entscheidungsmatrix " steht für eine strukturierte Methode, um verschiedene Möglichkeiten zu evaluieren und unter Berücksichtigung zuvor abgestimmter Ziele und Kriterien die beste Option für eine mögliche Lösung auszuwählen.

Diese Herangehensweise ist besonders hilfreich, wenn es mehrere Optionen gibt und Sie für eine bestmögliche Entscheidung mehrere Faktoren berücksichtigen möchten. Ggf. noch fehlende Aspekte, zusätzliche Infos und andere Quellen können so systematisch erfasst werden.

So können Sie gedankliche Kurzschlüsse vermeiden, Klärungsprozesse unterstützen und transparent vermitteln, nach welchen Kriterien die Entscheidungen entstehen.

Als synonyme Begriffe werden auch verwendet:  Pugh-Matrix, Rasteranalyse, Problemauswahl-Matrix, Entscheidungsraster. Auch "Nutzwertanalyse" ist ein verbreiteter Begriff, der jedoch noch weitere methodische Aspekte beinhaltet bzw. zum Teil schon als eine eigene Methode angesehen wird.



Die 5 Schritte zum Erstellen einer Entscheidungsmatrix (mit Beispiel)


Ihre Matrix können Sie einfach in 5 Schritten erstellen. Von der Methodik her können Sie eine einfache oder eine gewichtete Entscheidungsmatrix - sieht dazu Schritt 3. Hier habe ich die 5 Schritte einmal am Beispiel der anfangs erwähnten Parkplatz-Thematik illustriert:

1. Mögliche Lösungs-Optionen identifizieren / sammeln


Eine Entscheidungsmatrix wird meistens als einfache X/Y-Tabelle mit 2 Achsen erstellt, um für ein Problem / ein Ziel / eine bestimmte Thematik eine Wahl zwischen verschiedenen Lösungsalternativen bzw. Vorgehensweisen zu treffen.

Die möglichen Lösungen / Vorgehensweisen tragen Sie in der X-/ Y Matrix auf der (senkrechten) Y-Achse ein. Am Beispiel zum anfangs genannten Thema "Parkplatzsituation". Mögliche Lösungen können z.B. sein: Bezahlsysteme, Shuttlebusse zum P&R Platz, Anwohnerparken, E-Scooter, mehr Parkräume auf den Wegen ausweisen.


2. Relevante Kriterien für die Entscheidungsfindung definieren


Im nächsten Schritt identifizieren Sie die wichtigen Aspekte im Sinne von Entscheidungskriterien, die bei Ihrer Entscheidung eine Rolle spielen sollen. Diese Kriterien tragen Sie als Spalten auf der waagerechten X Achse ein. Das sind Ihre Bewertungsmaßstäbe, um die besten Lösungen zu finden und Subjektivität zu vermeiden. Ein großer Vorteil: Es ist viel leichter, sich über Kriterien zu verständigen, als schon im Vorgriff das Pro und Contra von möglichen Lösungen zu diskutieren.

Beispiele für Kriterien für unser Parkplatzthema können sein: Geringe Kosten (für Gemeinde und/oder Anwohnende), Zeitersparnis, unbehinderte Strassenreinigung, Verkehrssicherheit, CO2-Vermeidung/Umweltaspekte, schnelle Umsetzbarkeit.


3. Prioritäten setzen? Die gewichtete Entscheidungsmatrix


Manchmal sind einige Aspekte für die Bewertung von Optionen wichtiger als andere. Dann können Sie eine Gewichtung der Kriterien vornehmen, um die beste Option zu finden. Sie multiplizieren dann einen besonders wichtigen Faktor z.B. mit 1,5 und gewichten einen weniger wichtigen Faktor z.B. mit 0,5. Diese Faktoren fügen Sie dann in einer extra Spalte ein.

Natürlich ist es sinnvoll, sich auch über diese Prioritäten (welches Kriterium hat welchen Faktor?) zu Beginn zu verständigen. Im Parkplatzbeispiel kann es z.B. sein, dass "geringe Anwohnerkosten" als wichtiger angesehen werden als "einfachere Strassenreinigung".


4.  Ihre Matrixstruktur mit X- und Y Achsen erstellen


Eine Entscheidungsmatrix können Sie einfach auf Papier, mit Excel oder anderen Tools, die Tabellen erzeugen können erstellen. Extra Werkzeuge / spezielle Programme braucht es dafür nicht.

So sieht z.B. das Grundgerüst einer möglichen Matrix für unser Parkplatzbeispiel aus: In den Spaltenköpfen oben stehen die Entscheidungskriterien, in den Zeilenköpfen links die möglichen Lösungsoptionen. In diesem Beispiel ist das Kriterium "Geringe Anwohnerkosten" besonders wichtig, das Kriterium "Strassenreinigung" weniger wichtig. Das drückt die Zeile "Faktor" aus.

Kriterien ->
Lösungsoptionen:

Geringe Kosten für Anwohner

CO2-Minderung / Umweltfreundlich

Schnelle Umsetzbarkeit

Einfachere
Strassenreining

ggf.: Faktor

1,5

1

1

0,5

Mehr Parkplätze





Shuttlebusse





E-scooter





Bezahlsystem





Anwohnerparken





Die Struktur der Entscheidungsmatrix: Links mögliche Lösungen, oben die Entscheidungskriterien

5.  Die Matrix ausfüllen und Ergebnisse berechnen


Beim Ausfüllen der Tabelle werden nun im nächsten Schritte die einzelnen Lösungsoptionen bewertet. Die Skala für Ihre Bewertung dafür kann unterschiedlich ausfallen. Häufig werden genutzt:

  • Punktwerte z.B. Skala von 1 bis 10 (sehr schlecht - sehr gut)
  • 3er Auswahl + / - / o (für das Auswerten in Zahlen übersetzen)

Bewerten Sie nun jede Lösungsoption mit Hilfe Ihrer Skala und tragen die Werte ein: Welche Lösung erfüllt welches Kriterium wie gut? Falls Sie priorisiernede Faktoren festgelegt haben einfügen, berücksichtigen Sie diese. Und dann tragen Sie die Ergebnisse in einer Ergebnisspalte ein. Als Mittelwert ergibt sich die Bewertung der Lösungsoptionen auf Basis aller (ggf. gewichteter) Kriterien.

Praxishinweis: In der Realität zeigt sich oft, dass eine Kombination verschiedener Maßnahmen / Lösungswege Sinn macht. Bewahren Sie sich also Flexibilität und gehen nicht blind nur nach Zahlenwerten vor. Der gesunde Menschenverstand darf eingeschaltet bleiben  🙂


In unserem Parkplatzbeispiel sehen Sie hier die (fiktiv zur Illustration ausgefüllte) Tabelle auf Basis einer Bewertungsskala von 1 bis 10: Die Shuttlebusse z.B. sind für Anwohner besonders günstig (8) und - ebenso wie die E-Scooter - sehr umweltfreundlich (9), das Anwohnerparken dagegen vergleichsweise schnell umsetzbar (9).

Man hatte sich in diesem Beispiel darauf verständigt, dass "Geringe Kosten für Anwohner" besonders wichtig sind (Faktor 1,5) und "einfache Strassenreinigung" keine Top-Priorität hat (Faktor 0,5). 

In dieser Beispiel-Entscheidungsmatrix "gewinnt" die Lösung "Shuttlebusse" mit einem Score von 7,0. Bei anderen Kriterien oder einer anderen Gewichtung wäre eine andere präferierte Lösung herausgekommen.

Kriterien ->
Lösungs-optionen:

Geringe Kosten für Anwohner

CO2-Minderung / Umwelt

Schnelle Umsetzbarkeit

Einfachere
Strassenreining

MW-Ergebnis inkl. Faktoreffekt

ggf.: Faktor

*1,5

*1

*1

*0,5


Mehr Parkplätze

6 (4*1,5)

1

2

2,5 (5*0,5)

2,9

Shuttlebusse

12 (8*1,5)

9

3

4 (8*0,5)

7,0

E-Scooter

6 (4*1,5)

9

4

5 (10*0,5)

6,0

Bezahlsystem

6 (4*1,5)

3

8

2,5 (5*0,5)

4,9

Anwohnerparken

3 (2*1,5)

4

9

2,5 (5*0,5)

4,6

Ausgefüllte Entscheidungsmatrix mit Prioritätsfaktoren (2. Zeile) und den Ergebnis-Scores (rechts)

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Einfache Entscheidungsmatrix in der Praxis: Ein Marketing-Beispiel


Sie können Entscheidungsmatrizen für viele unterschiedliche Entscheidungen nutzen, bei denen Sie zwischen verschiedenen Option wählen müssen.

Hier sehen Sie ein weiteres Beispiel aus einem Kundenworkshop, bei dem wir mit dem Team einen Marketingprozess verbessern wollten. Im Workshop diskutieren wir die Kriterien, sammelten die verschiedenen Ideen zum Verbessern und bauten dann unsere Entscheidungsmatrix am Flipchart.

Mit Punkten stimmten wir ab, welche Lösungen jede/r in Bezug auf die Kriterien "Schnell", "Effektiv", "Günstig" und "Einfach" einschätzte. In diesem Fall wählten wir eine 4-Stufen-Skala: Jede Lösung konnte mit 25%, 50% , 75% oder 100% in Bezug auf die jeweiligen Kriterien bewertet werden. Ein positiver Effekt: Schon in der Diskussion klärten sich offene Fragen und gemeinsame Verständnisse. 

Entscheidungsmatrix Beispiel

Im Workshop: Bewerten möglicher Lösungen nach Kriterien. Die Farbpunkte zeigen %-Scores 25/50/75/100

Diese ausgefüllte Entscheidungsmatrix am Flipchart übertrugen wir dann in eine vorbereitete Exceltabelle. Die %-Werte wurden dort gleich als "Tortenstücke" angezeigt. Und die Ergebnisspalte rechts ergab, dass die Lösung1 und 3 in der Summe die meisten Punkte versammelten.

Natürlich wurde das Scoring noch einmal diskutiert und auch hier wurde am Ende eine Kombination mehrerer Maßnahmen beschlossen. Den klaren, strukturierten Weg zur Entscheidung fanden alle Beteiligten hilfreich. Ein positiver Nebeneffekt / Zitat einer Teilnehmerin: "Wir kamen so auch viel schneller zu Ergebnissen als mit dem üblichen Argumente-PingPong"

Entscheidungsmatrix Marketingbeispiel

Nach dem Workshop: Überführen der Ergebnissee in eine Tabelle mit Scores / Werten

Die Vor- und Nachteile einer Entscheidungsmatrix


Eine Entscheidungsmatrix bietet viele Vorteile. Sie bietet eine rational gesteuerte Methodik, um Optionen zu identifizieren und zu Ergebnisse logisch anhand von Kriterien zu erzielen. Sie ist transparent und einfach. Der heilige Gral ist sie natürlich auch nicht, und manchmal ist eine persönliche Diskussion zum Für und Wider schlicht passender. Oder auch eine andere Methode.

Pro:

  • Universell und flexibel einsetzbare Methodik
  • Interne Scheuklappen / Bias vermeiden
  • Komplexes strukturieren und vereinfachen
  • Transparente Entscheidungsprozesse schaffen 
  • Klare Dokumentation, hohe Nachvollziehbarkeit

ConTra

  • Eingeschränkte Vorauswahl von Kriterien
  • Die Menge an Optionen ist zu groß oder zu klein
  • Der analytische Ansatz passt nicht zu jeder Fragestelltung
  • Es wird eine zu hohe quantitative Genauigkeit suggeriert 

Weitere Methoden mit Matrix-Charakter zur Entscheidungsfindung

Nutzwertanalyse

Der Begriff Nutzwertanalyse (NWA) wird oft synonym zur Entscheidungsmatrix verwendet. Sie ist vor allem bei zahlenbasierten Entscheidungen verbreitet. In einigen Fällen wird bei der NWA noch explizit zischen Vor- und Nachteilen von Lösungsoptionen unterschieden.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhowermatrix / -methode ist eine einfache Entscheidungsmatrix mit nur 4 Feldern, die meist zum Priorisieren von Aufgaben verwendet wird. Es gibt nur 2 Kriterien: "Dringend" und "Wichtig". Sie hilft uns vor allem beim Unterscheiden von wirklich wichtigen und gefühlt wichtigen Dingen. Diese Stringenz schafft Klarheit.

Balanced Scorecard

Die "BSC" Matrix wird vor allem bei strategischen Unternehmensentscheidungen angewendet. In dieser Matrix werden Ziele und Kennzahlen in Bezug auf 4 Perspektiven erfasst: Finanzperspektive, Kundenperspektive, Prozessperspektive und Lern- und Entwicklungsperspektive. Die Vor- und Nachteile in Bezug auf die Perspektiven führen zum Ergebnis.

Fazit: Die Entscheidungsmatrix ist keine Weltformel, aber ein universell nutzbares Schweizer Taschenmesser 


In der Hitze des Gefechts laufen wir oft Gefahr, bei Entscheidungsprozessen den dritten Schritt vor dem ersten zu machen oder/und Aspekte zu vernachlässigen, die uns später wieder auf die Füße fallen. Bei wichtigen Entscheidungen lohnt es sich, vom Ende her zu denken:

  • Was wollen wir erreichen und woran messen wir Erfolg?
  • Welche Kriterien sind für die Entscheidung wichtig?
  • Welche Infos haben wir schon - und welche benötigen wir ggf. noch?
  • Wen binden wir ein, wie kommunizieren wir transparent und klar?

Die Entscheidungsmatrix kann als einfache Methode helfen, um eine logische Kette und maximale Transparenz beim Treffen von Entscheidungen zu erzeugen. Ihre Einfachheit und Flexibilität machen Sie besonders wertvoll.

Probieren Sie die Methode bei Ihre nächsten wichtigen Entscheidung einfach einmal aus. Und nutzen Sie dafür die flexibel anpassbare Gratisvorlage (unten).


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