Lessons learned: Erkenntnisse gewinnen, aus Fehlern lernen, Projekte verbessern

Wie Ihnen die strukturierte Projektrückschau hilft, dass Ihr nächstes Projekt wieder ein Stück besser läuft: Methode, Vorteile, Schritte

Was sind Lessons Learned im Projektmanagement?

"Lessons Learned" (manchmal auch "Retrospektive“ oder „Team Debriefs“ genannt) steht für gelernte Lektionen, gewonnene Erkenntnisse, Lernen aus Erfahrung. Es ist im Projektmanagement eine Methode, um systematisch aus vergangenen Projektsituationen Erkenntnisse abzuleiten. Sie beinhaltet das  systematische Sammeln, Bewerten und Verdichten von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern und Risiken aus Projekten. Für neue Projekte bedeuten diese Erkenntnisse de Chance:

• Fehler nicht zu wiederholen
• Risiken zukünftig zu verringern
• Verbesserungschancen zu nutzen
• Die Projektqualität zu steigern

Lessons Learned sind immer Erkenntnisse, die in der Praxis gewonnen werden und die in zukünftigen Projekten aktiv genutzt werden sollen. Zusätzlich haben sie positive Effekte auf die Zusammenarbeit: Eine offene und konstruktive Rückschau mit dem gemeinsamen Wunsch stetig besser zu werden, signalisiert:

- Wir lernen gemeinsam von- und miteiander
- Projektfehler passieren und dürfen gemacht werden
- Von guter Wertschöpfung soll jeder erfahren

Warum Lessons Learned oft fehlen 

Es klingt eigentlich logisch, systematisch die gewonnen Erkenntnisse aus der abgeschlossenen Arbeit für Folgeprojekte zu nutzen. Trotzdem passiert es im Projektalltag zu selten. Das sind die häufigsten Gründe:

• Oft ist es gar keine Absicht: Es ist vielen Projektverantwortlichen schlicht nicht bekannt, dass es so einen strukturierten Lernprozess gibt.
   
• Man denkt erst zu spät darüber nach. Am Ende des Projektes ist es aber viel schwieriger, sich an das was war zu erinnern und Offenheit/ Akzeptanz zu erzeugen.
  
  
• Manchmal erscheint es Beteiligten politisch heikel, Lessons Learned durchzuführen. Die Erkenntnisse könnten als persönliche Kritik oder "Schwarzer-Peter Spiel" mißverstanden werden.
  
  
• In vielen Fällen fehlt auch das methodische Wissen, wie ein Erfahrungsaustausch von Beginn an eingeplant und später richtig durchgeführt werden kann.

Lessons Learned: Mit diesen 8 + 1 Schritten gewinnen Sie gute Erkenntnisse

Die Minimalversion von "Lessons Learned" ist es, am Ende eines Projektes eine simple Umfrage im Projektteam zu starten: "Was war gut?" "Was war schlecht?"

Kein Wunder: Wenn man so startet, sind die Antworten meistens oberflächlich, da sich die Teilnehmenden sich nicht sicher sind was gemeint ist, sich nicht trauen etwas Relevantes zu sagen, sich gar nicht darauf vorbereiten konnten, oder ahnten dass die Ergebnisse sowieso versanden.

Es macht also Sinn, hier strukturiert vorzugehen. Aus meiner Erfahrung hat es sich bewährt, nach den folgenden 8 Schritten vorzugehen. Der Umfang kann natürlich variieren, machen Sie es nicht zu kompliziert.

Schritt 1: Lessions Learned im Projekt einplanen

Immer wichtig – aber insbesondere falls Sie mit Lessions Learned noch keine Erfahrungen gemacht haben: Überlegen sie, welche Kriterien für Ihren Projekterfolg so wichtig sind, dass Sie am Ende noch einmal darauf schauen wollen: Nicht nur in Kennzahlen, sondern auch bezüglich der Kooperation untereinander.

Planen Sie einen Lesson Learned Workshops (siehe Schritt 5) ein und stellen Sie sicher, dass im gesamten Projektverlauf geeignete Vorlagen bereit stehen, in denen man laufen Erkenntnisse eintragen kann, die es wert sind festgehalten zu werden. Setzen Sie einen klaren Rahmen – auch, was dort NICHT hineingehört.

Schritt 2: Ihr Projektteam informieren und einbinden

Informieren Sie Ihr Projektteam bereits zu Beginn des Projektes, dass die Lessons Learned Methode durchgeführt wird und warum. Dies schafft Transparenz und Verständnis. Dazu gehört auch, die Art und Weise des Vorgehens darzustellen und wer aktiv beteiligt wird. 

Unabhängig vom eigentlichen Projektreview ist ein laufendes Log-Buch hilfreich. Dort können entweder alle oder ein definierter Kreis relevante Begebenheiten aus dem Projekt notieren. Dies kann kurz und stichwortartig sein. Es hilft aber in jedem Fall, um schon früh hochkommende Themen zu erkennen.

Setzen Sie Ihr Team das am Projektreview teilnehmen soll aus unterschiedlichen Projektbereichen und -verantwortungen zusammen, um so möglichst unterschiedliche Blickwinkel einzufangen. Und: Halten Sie das Ganze kompakt. Es soll kein Projekt im Projekt werden.

Schritt 3: Den Lessions Learned Fragebogen erstellen

Falls es bei Ihnen noch keine Vorlage für einen Lessons Learned Fragebogen gibt, ist es wichtig diesen jetzt zu erstellen. Denn WAS und WIE Sie fragen, entscheidet mit über die Qualität der Erkenntnisse. Neben projektspezifischen Fragen finden Sie hier Beispiele für sinnvolle Fragen, die sich dann mittels Skala von 1 ("stimme voll zu") bis x (stimme gar nicht zu") beantworten und auch gut auswerten lassen:

• Ich hatte alle Informationen um zu verstehen, worum es bei diesem Projekt ging. 
• Die Zielsetzung des Projektes war für mich nachvollziehbar und sinnvoll.
• Der Umfang des Projekts sowie der Arbeitspakete waren gut und realistisch definiert.
• Der Projektplan legte klar fest, wie und wo mich über den Stand der Arbeit informieren konnte.
• Ich bin mit dem Grad meiner Beteiligung am Planungsprozess zufrieden.
• Ich habe die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten während des Projektzyklus verstanden.
• Unsere Zusammenarbeit im Projekt hat gut funktioniert.
• Das Projektmanagement war verfügbar und ansprechbar.
• Der ursprüngliche Projektzeitplan wurde eingehalten.
• Das Projektergebnis entsprach dem, was in der ursprünglichen Planung festgelegt wurde. 
• Meine Aufgaben waren während des gesamten Projektzyklus klar definiert.
• Nach meinem Verständnis haben wir das Projektziel erreicht.
• Meine Beteiligung am Projekt – fachlich und vom Aufwand her – entsprach meinen Erwartungen. 

Schritt 4: Den Lessions Learned Workshop vorbereiten

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete: Das gilt auch und gerade für den Lessons Learned Workshop. Dieser ist das am häufigsten verwendete Format zum Zusammentragen und Verdichten der Erkenntnisse. Typischerweise gehören dazu diese Schritte:

• Die Inhalte des projektbegleitenden Logbuchs werden die Teilnehmenden des Lesson Learned Workshops in Erinnerung gerufen / zugänglich gemacht.
• Der Fragebogen (siehe oben) wird mit genügend Vorlauf an alle Teilnehmenden mit der Bitte um Feedback versandt. Ggf sind Erinnerungen nötig. Die Inhalte der ausgefüllten Fragebogen werden zusammengefasst.
• Der Moderator wird bestimmt – idealerweise nicht der/die Projektmanager/In, sondern eine dritte Person die eine neutrale Rolle einnehmen kann.
• Basierend auf den Einsendungen wird vom Moderierenden eine Agenda erstellt und an alle Teilnehmer des Meetings verschickt.

Schritt 5: Den Workshop durchführen

Der eigentliche Workshop kann je nach Projekt unterschiedlich ausfallen: Kurz oder lang, ein- oder mehrstufig. Mein Tipp: Übertreiben Sie es nicht - lieber kompakt mit klaren Prioritäten. Achten Sie drauf, nicht in Fachdiskussionen abzudriften. Und: Wichtig ist es, die Ergebnisse festzuhalten und im Nachgang das Protokoll zu verteilen. 

Die zusammengefassten Inhalte der Fragebögen sind die Basis. Daraus ergeben sich Fragen wie diese (die sich je nach Projektscope und -Inhalten natürlich anpassen lassen):

1. Was hat besonders gut funktioniert, was hat uns überrascht, was hat uns gestört?
2. Welche Fehler sind passiert (auch: haben wir ein gleiches Verständnis, was Fehler sind)?
3. Welche Ursachen liegen den gemachten Fehlern zugrunde? Je nach Komplexität tiefer einsteigen
4. Wie sollte das Thema zukünftig behandelt werden, damit Probleme nicht erneut auftreten oder in zukünftigen Projekten wiederholt werden?
5. Welche konkreten Maßnahmen legen wir fest / Schalgen wir vor, um positive Erkenntnisse dauerhaft zu etablieren und Fehler nicht zu wiederholen?
6. Wer ist für das Umsetzen der Maßnahmen verantwortlich (ggf. mit wem) und bis wann? 
7. Falls sinnvoll / nötig: Mit welcher Priorität sollen welche Erkenntnisse behandelt werden?
8. Feedbackrunde: Auch die Lessons Learned Session selbst sollte zum Schluss kurz betrachtet werden: Sammeln Sie das Feedback der Teilnehmenden zum Workshop, so dass der nächste noch besser wird. 

Schritt 6: Lessons learned zusammen fassen und Dokumentation teilen

Damit alle – Workshopteilnehmende, aber auch andere Stakeholder im Projekt – einen gleichen Stand über die Erkenntnisse haben, ist die zeitnahe Zusammenfassung und Dokumentation der Erkenntnisse wichtig. Typischerweise macht das der Moderator (auch hier ist die neutrale Rolle wichtig).

• Teilnehmende des Workshops erhalten ein vollständiges Protokoll inklusive der Diskussionsergebnisse im Workshop erhalten. Hier kann man auch die Möglichkeit von Kommentaren einräumen.
• Die Projektmitglieder sollten diesen ausführlichen Bericht erhalten, auch wenn sie selbst nicht an der Erstellung der Lessons Learned beteiligt waren.
• Andere relevante Stakeholder wie Projektsponsor / -auftraggebende, Vorgesetzte / Geschäftsführung erhalten meist einen zusammengefassten Bericht mit den wichtigsten Erkenntnissen. Ggf. hier in Verbindung mit der Abstimmung zu abgeleiteten Maßnahmen, falls ein Alignment darüber erforderlich ist.

Schritt 7: Analyse der Lessons learned für Teilnehmende und Management 

Dieser Schritt findet z.T. schon beim Workshop statt, geht jedoch weiter in die Tiefe und braucht manchmal auch einen anderen Kreis an Teilnehmenden. Nach dem Workshop treffen sich Einzelne oder mehrere Verantwortliche und klären offene Fragen:

1. Gibt es eine Häufung bei bestimmten Themengebieten?
2. Wo besteht der größte Handlungsbedarf?
3. Sind bereits alle nötigen Maßnahmen definiert worden?
4. Müssen wir ggf. unsere Art der Projektarbeit grundsätzlich anpassen?

Je nach Antworten auf diese Fragen / dem Inhalt der gewonnen Erkenntnisse können sich hieraus auch sehr tiefgreifende weitere Schritte ergeben. Gerade dann sind Involvement und Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern wichtig.

Schritt 8: Ergebnisse zugänglich halten

Eigentlich selbstverständlich, aber in der Praxis oft vergessen: Lessons Learned ist nicht nur ein Workshop mit einem Protokoll, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Das setzt voraus, dass die gewonnenen Erkenntnisse so zugänglich sind, dass sie von anderen Projektteam genutzt werden.

Ob es nun ein strukturiertes Kanban Board ist, ob Sie Erkenntnisse aus Lessions Learned zum Teil Ihrer OKR Zielvereinbarungen machen oder einfach nur für das nächste Projekt: Mitarbeitende sollten es leicht haben, diese Informationen zu finden und die Erkenntnisse zu nutzen. Das fördert auch die Motivation, sich selbst in das nächste Projekt wieder aktiv einzubringen.

Schritt 8 +1: Der Sonderfall "Projektabbruch" - welche Learnings?

Lernen können Sie nicht nur aus abgeschlossenen Projekten, sondern auch, wenn ein Projekt einmal nicht mehr zu retten bzw. an die Wand gefahren wurde - Stichwort: "Projektabbruch".

Man ist bewusst hohe Risiken eingegangen, unklare Projektscopes, neue Situationen entstehen, handelnde Personen haben sich geändert: Es gibt viele Gründe die dazu führen können, warum ein Projekt abgebrochen werden muss. 

Analysieren Sie bei Projekten in Schieflage die 5 erfolgskritischen Dimensionen Relevanz, Zeit, Kosten, Ziele und Machbarkeit. 

- Welche Dimension ist betroffen und warum?
- Gibt es eine begründete Chance der Korrektur?
- Was sagt die Kosten-/Risikoabschätzung?

Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen helfen, die Entscheidung "Abbruch ja oder nein" nicht spontan aus dem Bauch, sondern begründet und rational zu treffen bzw. eine entsprechende Empfehlung zu geben.

Und denken Sie daran: Gerade bei Projekten, die nicht gut laufen oder sogar abgebrochen werden müssen, sind die "Lessions Learned besonders wichtig und wertvoll.