Der Fokuskalender: Dieses wirksame und einfache Selbstmanagement-Tool hält Sie auf Prioritäten-Kurs

Was tue ich, was sollte ich tun? Die persönliche Aufgabeninventur

Wir erledigen Tag für Tag verschiedene To Dos. Pflichtaufgaben stehen einfach an, darüber denken wir nicht groß nach. Aber wenn wir uns zwischen verschiedenen Aufgaben entscheiden müssen/dürfen/können, sind diese Fragen wichtig: 

• Warum mache ich diese Aufgabe? 
• Was will ich dadurch erreichen?
• Welches Ziel verfolge ich damit?

Diese Fragen muss man sich nicht jeden Tag neu stellen. Machen Sie alle paar Wochen oder Monate eine Aufgabeninventur. Dazu reicht eine einfache Liste mit diesen 4 Spalten: 

Ihr FokusKalender baut die Brücke vom Planen zum Machen

Das Grundprinzip des FokusKalenders: Time Blocking

Der FokusKalender trägt dieser Realität Rechnung. Wir priorisieren und reservieren hier vor allem Zeiten für unsere Fokusaufgaben. Also diejenigen ToDos, die explizit darauf ausgerichtet sind, unsere große Ziele zu erreichen. Zumindest diese Fokusaufgaben sollten festgeplante Zeitblöcke haben.

Natürlich können Sie darüber hinaus weitere Arten von Zeiten im Kalender planen und sozusagen als "ideale Wochenstruktur" eintragen: Mitarbeitergespräche, Blöcke zur E-Mail Bearbeitung oder auch Privates wie Familienzeit / Sport / Kultur. Das bleibt Ihnen überlassen, ist eine Typfrage und auch von Ihrer individuellen Tagesstruktur und ihrer Verantwortung abhängig.

Die Struktur Ihres Fokuskalenders ist so individuell wie Sie

Morgenlerche oder Nachteule, Detailverliebt oder Freund großer Linien, Ihr Job- und Aufgabencharakter? Nur Berufliches oder auch Privates mit aufnehmen? Gestalten Sie Ihre FokusKalenderstruktur je nach Typ, Biorhythmus und anderen Rahmenfaktoren.

3 Tipps aus der Erfahrung zum Aufbau Ihres FokusKalenders:

• Wie starten? Grübeln Sie nicht lange, fangen Sie einfach an. Sie können Ihre individuelle Grundstruktur jederzeit anpassen. Gerade am Anfang ist das normal.
   
• Bleiben Sie realistisch und vermeiden Sie ein künstliches Raster, was Ihnen ggf. gar nicht entspricht. Verplanen Sie nicht alles, sondern lassen Sie Luft für unvorhergesehenes.
  
  
• Wenn möglich: Trennen Sie bewusst Aufgabenblöcke mit unterschiedlichem Charakter. "Deep Work" und "E-Mail Inbox leeren" erfordern ein unterschiedliches Mindest.

Fokuskalender-Beispiele für verschiedene Rollen/Verantwortungen

Wo richten Sie Ihren FokusKalender ein – Outlook, Google, Mac oder ein extra Kalendertool? Das ist fast egal. Günstig ist es, wenn Sie unterschiedliche Aufgabenarten mit unterschiedlichen Farben markieren können. So erkennen Sie vor allem Ihre Fokuszeiten sofort auf einen Blick.

Was ist Ihre Rolle und Verantwortung? Geschäftsführung, Technik, Marketing, Vertrieb, ...? Hier sehen Sie Beispiele, wie unterschiedlich FokusKalender aussehen können (Klick für öffnen):

Ein wichtiger Punkt: Kommunizieren Sie aktiv und transparent Ihre Fokuszeiten

• Machen Sie Termine mit sich selbst, so dass die Fokuszeiten auch als "geblockt" erscheinen
• Teilen Sie anderen mit, dass Sie in diesen Zeiten möglichst nicht gestört werden möchten
• Falls Sie in Teams arbeiten: Stimmen Sie möglichst Ihre störarmen Zeiten untereinander ab.

Ihre Ziele und Fokuszeiten systematisch verbinden

Ihr FokusKalender ist ein wichtiges Werkzeug. WAS Sie in Ihren Fokuszeiten tun, hängt von Ihren Zielen und Prioritäten ab, die Sie sich vorher gut und in Ruhe überlegt haben geplant haben - zum Beispiel im Rahmen Ihrer Jahresplanung. Hierbei geht es nicht primär um z.B. Umsatzziele Ihrer Firma, sondern um Dinge die für Sie persönlich besonders wichtig sind. 

Sinnvollerweise brechen Sie bei Ihrer Planung die "großen" Ziele in Teilziele herunter, so dass Sie daraus entsprechende Fokusaufgaben mit realistischen Zeitbedarfen planen können. Und fertig ist Ihre Brücke von "großen Zielen" zu "Was tue ich heute, um ihnen näher kommen?"

Brauchen Sie Taskmanager, To Do Listen und Aufgabenplaner?

Im Laufe der Jahre habe ich alle möglichen Aufgaben-Apps und Taskmanager ausprobiert und ein paar Jahre lang benutzt, um Ziele, Meilensteine und Aufgaben zu managen. Inzwischen habe ich alle wieder gelöscht. Aus diesen 3 Gründen:

1. Sie verleiten dazu, immer mehr Aufgaben hineinzuschreiben. Die ToDo Liste wächst und wächst, am Ende verschiebt man nur noch. Kein gutes Gefühl und nicht produktiv.
   
   
2. Eine Aufgabenliste gut zu strukturieren, laufend hineinzuschauen, daraus Erinnerungen zu generieren und alles immer aktuell zu halten, bedeutet wieder einen Zusatzaufwand.
   
   
3. Die beste Aufgabenliste triggert noch nicht direkt eine Handlung. Es muss immer noch eine Brücke zu meinem Kalender gebaut werden, um wirklich ins Tun zu kommen.

Ich arbeite heute nur noch mit dem Kalender und einer Notizen-App, um Ideen und Gedanken festzuhalten. Einmal im Monat gehe ich durch diese Notizen und entscheide dann, ob/wie ich sie weiter verfolgen will.

Sie kommen mit Ihrem Taskmanager gut zurecht und er hilft Ihnen? Dann verwenden Sie ihn weiter. Aber falls er selbst zum zeitraubenden ToDo wird und Sie nur noch Unerledigtes verschieben, dann probieren Sie es einfach einmal ohne.

Notizen, Gedanken und Geistesblitze zentral sammeln

Kalender hin oder hier – Die besten Ideen kommen uns ja gern unter der Duschen, beim Wandern oder oder...  Wie gehen wir damit am besten um?   

Für Gedanken, Infos, Geistesblitze und andere Dinge, die wir sichern wollen hilft es, eine Art zentralen Eingangskorb zu schaffen. Hier sammeln Sie Kurzinfos, Stichworte, Sprachnotizen, Bilder, Links, ... was immer Ihnen im Sinne des Wortes als merkenswert erscheint.

Sie können dann regelmäßig (täglich, wöchentlich,…) durch diese Notizen gehen und entscheiden, was Sie damit tun (oder auch nichts davon, dann weg damit):

• "Mache ich daraus eine Aufgabe?" Planen Sie dafür Zeit in Ihrem Kalender
• "Wichtig für Konzept x, Strategie y, etc.?" Zum entsprechenden Projekt legen
• "Noch unsicher / für später wichtig?" Wiedervorlage, dann neu entscheiden
  
  

Diese Gedanken-/Gehirnwäsche (neudeutsch: "Braindump") ist nicht nur effektiv. Studien zeigen, dass wir mit einem derartigen zentralen Infofilter Stress reduzieren können. Weil wir das gute Gefühl haben, nichts Wichtiges zu vergessen und nicht 1000 Gedanken im Kopf herumschwirren.

Fazit: Der FokusKalender schafft mehr Struktur und verringert Stress. Sie bleiben leichter auf Kurs zu Ihren wichtigen Zielen.

Unsere eigene Zeit ist unser kostbarstes Gut. Wir sollten es uns selber wert sein, sie so sinnvoll wie möglich zu nutzen. Der FokusKalender ist dafür ein einfaches, aber mächtiges Werkzeug, weil er uns Tag für Tag mit unseren großen Zielen verbindet. Er hilft uns zu entscheiden was wir tun sollten – und was nicht.

Dieses ebenso einfache wie flexible Werkzeug für effektives Selbstmanagement bringt Struktur in unseren Tag und hilft uns, Prioritäten zu setzen. Probieren Sie es einfach aus und Sie werden sehen: Sie kommen leichter voran, vermeiden Stress und werden zufriedener.