Mehr Fokus, gegen Aufschieberitis: Produktiver werden mit der 2 Minuten Regel

Aufschieberitis: Prokrastinieren Sie auch?

Der Mail-Eingangskorb quillt über, Notizzettel übersäen den Schreibtisch, der Wäschekorb stapelt sich, Sie haben 3x halb angefangen den Keller aufzuräumen: Schnell wird es zu viel, ob beruflich oder privat. Man kann sich einfach nicht dazu überwinden, loszulegen. Oder wir verzetteln uns und kommen nicht zum Ende.

Aufschieberitis, Erledigungsblockade, Verzetteln – neudeutsch: Prokrastination. Viele Begriffe beschreiben das gleiche Phänomen. Das Verhalten, bei dem wir Tätigkeiten bzw. Arbeiten immer wieder verschieben oder nur kurz anfangen, anstatt sie zu erledigen. Getreu dem Motto: „Mach‘ ich irgendwann mal weiter…“ oder „Ach, das ist ja auch ganz interessant“…

Ein bisschen aufschieben tut fast jeder von uns. Aber über 20 Prozent aller Erwachsenen leiden an ernsthafter Prokrastination, die zum Teil sogar psychologisch behandelt werden muss. Vor allem eigen-/selbstverantwortlich arbeitende Menschen neigen zu diesem Verhalten. Da das eigenverantwortliche Arbeiten in der modernen Berufswelt ebenso wie der Informationsüberfluss in der Zukunft eher zunehmen werden, gehen Forscher davon aus, dass auch die Prokrastination noch häufiger als Problem auftreten wird.

Raus aus den Mustern? Das „Warum“ ist wichtig

Das alles sorgt für Stress und macht uns unzufrieden. Wie können wir aus diesen Mustern aussteigen? Meist tun wir nur dann etwas nachhaltig, wenn wir es wirklich wollen.

• „Ich will nicht andauernd auf Facebook sein“ ist als Vermeidungsziel wenig motivierend.
• „Ich möchte mehr Zeit für meine Familie haben“ oder „Ich möchte gern die ersten 2 Stunden des Tages produktiv nutzen“ sind Beispiele für Ziele, mit denen man sich leichter verbinden kann.

Ein starkes Ziel, ein starkes “Warum” wiederum hilft uns, sich selbst besser zu managen und die Zeit besser zu nutzen. Übrigens: Letztere kann man (trotz vielerlei Angebote dazu… ) nicht managen, denn sie vergeht immer gleich schnell ? Wir können uns nur selbst so organisieren, diese wertvollste aller Ressourcen gut für uns zu nutzen.

Freier Kopf, mehr Wohlbefinden: Die 2 Minuten Regel

Die 2 Minuten Regel hat David Allen erfunden und in seinem Bestseller „Getting Things Done (GTD)“ erstmals beschrieben. Die Regel ist so einfach wie genial: Alles was man in zwei Minuten oder schneller abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Auch wenn es vielleicht nicht die höchste Priorität hat: Direkt angehen und abhaken. Bevor wir diese Aufgabe auf einer To To-Liste notieren müssen, ist sie bereits erledigt.

Ist die Aufgabe unwichtig, gilt: Gar nicht irgendwo zwischenspeichern oder erstmal irgendwohin verschieben, sondern schlicht löschen bzw. es nicht tun. Denn wenn diese Aufgabe jetzt keine zwei Minuten wert ist, ist sie es später auch nicht.

Alle restlichen Aufgaben werden an einer zentralen Stelle notiert oder archiviert und mit einer Wiedervorlagelogik versehen, um dann wieder darauf zurückkommen zu können wenn es passt. Ob per Mail-Erinnerungsfunktion, Notizbuch, App, handschriftlich oder mit privaten Post-Its am Kühlschrank, ist sekundär. Es sollte das Medium sein, mit Sie individuell am besten arbeiten können.

Bei der Umsetzung: Disziplin bitte!

Für die erfolgreiche Umsetzung sind „klein anfangen“ und „Regelmäßigkeit“ die Zauberworte. Denn einfache Routinen sind leichter anzuwenden und führen schneller zu Erfolgen, was uns wiederum motiviert, weiterzumachen.

Der positive psychologische Effekt der 2-Minuten-Regel ist schnell spürbar: Was weg ist, ist weg. Erledigt. Abgehakt. Aus dem Kopf. Würden wir solche kleinen Dinge erst auf eine To Do Liste schreiben, dauert es meist länger als sie direkt zu erledigen. Und eine To Do Liste mit 50 unerledigten Kleinigkeiten macht sofort schlechte Laune und fördert die Prokrastination – ein Teufelskreis.

Je öfter Sie die Regel anwenden, desto selbstverständlicher wird sie. Zum guten Schluss filtern Sie fast schon unbewusst nach der Entscheidungmatrix:

• Sofort erledigen, wenn die Zeit es erlaubt.
• Später bearbeiten, wenn möglich.
• Direkt delegieren, wenn notwendig.
• Löschen, weil unwichtig.

Killertipp: „Mails checken“ ist ab sofort verboten

Gerade in Bezug auf den Umgang mit Mails ist die 2 Minuten Regel äußerst hilfreich. Je voller der tägliche Eingangskorb ist, umso größer ist der Mehrwert. Die Tätigkeit „Mails checken“ – also angucken, aber dann meist nichts damit tun – fällt aus. Das hält uns den Kopf frei.

Bei Mails gehen Sie analog nach denselben Kriterien vor:

• Sie Nachricht sofort erledigen / beantworten, wenn die Zeit es erlaubt.
• Sie später bearbeiten, wenn möglich. dazu einen Zeitblock / eine Erinnerung setzen
• Die Nachricht direkt delegieren / weiterleiten, wenn notwendig.
• Und (gerade bei Mails wichtig): Direkt löschen, weil unwichtig.

Als Ergebnis ist idealerweise Ihr Eingangskorb leer und es gibt keine diffusen Sammlungen von Mails, die schon mal angeklickt wurden, irgendwo noch im Hinterkopf ihr Unwesen treiben, aber nicht erledigt sind.

Ein weiterer wichtiger Tipp wenn es um E-Mails geht: Fangen Sie Ihren Tag nicht mit der Bearbeitung von Mails an. Die frühe Phase ist (zumindest für viele) die produktivste Zeit des Tages. Hier ist es viel besser, konzentriert an einer wirklich wichtigen und anspruchsvollen Aufgabe zu arbeiten, die Ihnen am Herzen liegt.

Die 2 Minuten Regel funktioniert auch privat / Bitte Maß halten

Auch im Alltag gilt: Fangen Sie klein und mit einfachen Routinen an. Seien Sie konsequent. Fangen Sie nicht an, „mal eben“ den Schrank aufzuräumen – sondern richtig und dann zu Ende gebracht oder gar nicht.  

• Machen Sie direkt nach dem Aufstehen Ihr Bett.
• Räumen Sie den Geschirrspüler direkt nach dem Essen ein. 
• Die Kleidung in den Schrank räumen, nicht auf den Stuhl legen
• Briefe und Papiere einscannen oder für die Ablage vorsortieren
• Immer gleich "klar Schiff": Müll rausbringen, den Tisch abräumen
• ... Ihnen fallen bestimmt noch viele Dinge ein ...

Denn: Gute Selbstorganisation trägt auch im privaten Bereich dazu bei, dass wir Stress vermeiden, unser Pensum schaffen und den Kopf für wichtige Dinge frei haben.

Ob beruflich oder privat Privat gilt wie bei allen Regeln: halten Sie Augenmaß, seien Sie nicht sklavisch auf die Regel fixiert und gehen nur noch mit der Stoppuhr durch den Tag. Gerade wenn es um Aufgaben geht, die eine starke zwischenmenschliche Komponente haben (Gespräche mit Mitarbeitenden z.B.), geht es um das situative Gespür was in diesem Moment gerade angezeigt ist.

Fazit / In Kürze: Mehr Fokus? Produktiver mit der 2 Minuten Regel

Prokrastinieren oder Aufschieberitis sind zur Volkskrankheit geworden; ca 20% leiden darunter. Wir arbeiten und tun viel, aber schaffen häufig weniger als gedacht. Die Ablenkungen durch Mails, Internet und Multitasking haben stark zugenommen. Als ein Gegenmittel hat sich die 2 Minutenregel von David Allen bewährt.

• Alles was man in zwei Minuten oder schneller abarbeiten kann, wird sofort erledigt.
• David Allen nennt 4 Zustände / Arten von Aufgaben mit entsprechenden Regeln zu deren Umgang:
  1. Sofort erledigen, wenn die Zeit es erlaubt.
  2. Später bearbeiten, wenn möglich.
  3. Direkt delegieren, wenn notwendig.
  4. Löschen, weil unwichtig.
• Wichtig für das Umsetzen: Definieren Sie in positives Ziel, Ihr individuelles “Warum”
• Der Umgang mit E-Mails lässt sich gut als Pilotprojekt für die 2 Minuten Regel testen.
• Übrigens: Die 2 Minuten Regel funktioniert auch im privaten Bereich. Probieren Sie es aus.