Die Not-To-Do Liste: Der am meisten unterschätzte Produktivitäts-Booster
Zuviel zu tun, die Tage sind zu kurz? Zeit zum Aufräumen
"Zeitmanagement" ist ein Trugschluss. Denn die Zeit können Sie nicht managen – nur sich selbst. Es geht also darum, mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben. Und das bedeutet vor allem auch: Nicht nur bewusst steuern was man tut, sondern auch: was man nicht tut. Diesen Aspekt vergessen wir oft.
Die Not-To-Do-Liste ist dafür ein einfaches, aber mächtiges Werkzeug. Erfahren Sie hier, wie Sie zu Ihrer persönlichen Not-To-Do Liste kommen. Und Sie werden nach dem Umsetzen staunen, wieviel neue Freiräume Sie gewonnen haben.
Warum eine Not To Do / Stop Doing Liste?
To-do-Listen / Task Manager / Aufgabenlisten sind für viele ein normales Werkzeug um einigermaßen sortiert durch den Tag zu kommen und nichts zu vergessen. Ob im Arbeitstalltag oder zum Managen der Großfamilien: Gefühlt geht es nicht mehr ohne.
Diese Listen und Tools können hilfreich sein. Was ich aufschreibe, vergesse ich nicht. Und solange das Managen des Taskmanagers nicht schon selbst wieder ein eigenes großes To Do wird, ist alles im grünen Bereich.
Typischerweise hat man ja eher zuviel als zuwenig zu tun. Mit Hauruck-Aktionen einen Berg wegarbeiten, kann dann befreiend sein. Aber als Dauerzustand? Weder gesund noch effektiv.
Ob zwischendurch oder in bewussten Reflexionsphasen wie der Jahresplanung gehen immer mehr Menschen deshalb dazu über, nicht nur das zu planen was Sie tun wollen. Sondern auch, was sie NICHT mehr tun wollen. Mit einer Not-To-Do Liste / Stop Doing Liste. Dieses Tool hilft sehr von konkret und unmittelbar, um Stress zu vermeiden. Der positive Nebeneffekt: Es entsteht Raum für Neues.
Not-To-Do Liste: Selbst für Bestsellerautor Rolf Dobelli ein Thema
Not-To-Do Listen füllen inzwischen Bücher.
Der Spiegel Bestseller Autor Rolf Dobelli sagt dazu:
"In meinen früheren Büchern habe ich Ratschläge für klares Denken, kluges Handeln und ein besseres Leben gegeben. In diesem Buch drehe ich den Spieß um. Ich präsentiere Ihnen die wichtigsten Verhaltensweisen und Denkmuster, die man besser vermeidet – eine Not-To-Do-Liste oder, anders ausgedrückt, eine Art Enzyklopädie der Idiotie. Wenn man diese Verhaltensweisen und Denk-muster kennt, kann man sie umschiffen. Denn ich habe in meinem Leben oft erfahren: Statt dem Glück hinterherzujagen, ist es viel leichter und besser, die Dinge zu beseitigen, die den Weg zum Glück verbauen.“
.
Diese 4 Leitfragen führen Sie zu Ihrer Not To Do Liste
Wie können Sie konkret vorgehen, wenn Sie bei Ihren Aufgaben und Tätigkeiten ausmisten wollen? Überlegen Sie zuerst, wo es den größten Handlungsbedarf gibt: Sind es eher persönliche Fragen, geht es um strategische Dimensionen oder um das Tagesgeschäft? Fangen Sie dort an, wo Sie den größten Wunsch nach Veränderung spüren.
Stellen Sie sich dann diese 4 Fragen:
- Welches sind meine Ziele, Aufgaben und Aktivitäten?
Das können Ergebnisse aus Ihrer persönlichen Jahresplanung sein, natürlich Aufgaben / Totos im Job, aber auch Verpflichtungen anderer Art (Vereinstätigkeit, Feuerwehr, ...). - Was gehört zum Kern dieser Aufgaben?
Welche Elemente tragen wirklich dazu bei, wichtige Dinge voranzubringen? Und was ist eher im Laufe der Zeit dazugekommen – unterstützt aber nicht Ihre Ziele? - Wie verbringen Sie Ihre Zeit aktuell wirklich?
Sehr aufschlussreich: Vergleichen Sie die Liste aus dem vorherigen Punkt mit der Liste dessen, was Sie wirklich tun. Ehrlichkeit bringt hier die besten Erkenntnisse 🙂 - Was können und wollen Sie weglassen?
Die Antworten auf die ersten 3 Fragen liefern Ihnen die Bausteine für Ihre Not-To-Do Liste: Welche Aufgaben und Dinge wollen Sie nicht mehr tun, vereinfachen, delegieren?
Was gehört auf eine Not To Do Liste? 7 Beispiele / Tipps
Was Sie tun oder lassen dürfen, ist natürlich maximal individuell. Deshalb kommen hier zur Inspiration nur einige Beispiele, die für mich selbst und auch in meinen Mentorings immer wieder eine Rolle spielen.
Das müssen nicht Ihre Streichkandidaten sein. Aber als Anstoss und in Verbindung mit den Leitfragen oben entsteht schnell Ihre persönliche Giftliste. Sie werden staunen, was da alles zusammenkomt.
1. Gewohnheiten, die Ihnen nicht gut tun
Stundenlang im Internet von einem Link zum nächsten klicken, durch den endlosen LinkedIn-Feed scrollen, die perfektionistische Suche nach der 110%-Lösung, das Festhalten an rituellen Meetingformaten, das regelmäßige Zwischendurch-Naschen: Wir wissen selbst meistens schon ganz gut, welche Dinge wir eher lassen oder zumindest einschränken sollten.
Also: Auf die Giftliste damit. Und falls notwendig: Prüfen, warum man diese Ding wider besseren Wissens doch immer wieder tut: Vermeidung von anderen, unangenehmen Aufgaben? FOMO? Verdrängung?
2. Routinen die (in dieser Form) wenig bringen
Unser Hirn liebt Gewohnheiten. Denn es spart Energie, Dinge einfach so zu tun wie immer. Das gilt allerdings auch für Routinen die irgendwann entstanden, aber später überhaupt nicht mehr nützlich sind: Die Extra-Aufbereitung von Zahlen obwohl alles schon im Monatsbericht steht, das Verlaufsprotokoll von Meetings mit allen Details anstelle einer kurzen Ergebniszusammenfassung, die ellenlangen Statusmeetings, das Zeitungsartikel-Stapeln von links nach rechts und zurück: Ihnen fallen sicher sofort Dinge ein, die nicht wirklich hilfreich sind oder zumindest deutlich einfacher erledigt werden können.
3. Alles, was Sie delegieren können / sollten
Müssen Sie alles selbst tun, was Sie tun? Klar, gerade am Anfang der Karriere oder als Selbstständige/r können Sie nicht alles delegieren. Aber generell gilt: Wir sind nicht für alles der/die beste Spezialist/in: Steuerfragen, Logogestaltung, Zahlenaufbereitung, einfache Recherchen, IT-Fragen, ...:
Gerade die Chefebene und Freiberufler tun sich oft schwer damit, Dinge abzugeben. Ob an jemand anderen im Team, an externe Ressourcen – oder auch an die KI: Delegieren Sie, um mehr Zeit für Ihre wirklich wichtigen Dinge zu haben.
4. Aufschieberitis und Prokrastination
Führen Sie ab und zu Buch, wie Sie Ihre Zeit verbringen: Dinge, die Sie erledigen müssen, Dinge die Sie tun wollen – und Dinge die Sie stattdessen wirklich gemacht haben als Gegenblende. So erkennen Sie z.B., was Sie schon wieder nur angefangen oder (mehrfach) weitergeschoben haben.
Und dann prüfen Sie: Warum verschieben Sie was immer wieder? Welche motivierenden Elemente würden Ihnen helfen, nicht abzuschweifen (z.B. klarere Ziele?)? Welche Ersatzhandlungen wollen Sie verbannen? Welche Aufschieberits-Dauerbrenner können Sie delegieren, weglassen oder zumindest anders gestalten?
5. Den Tag mit "E-Mails" checken starten
Dieses Not-To-Do besteht aus 2 Elementen: Erstens sollten Sie den Tag nicht mit E-Mail starten. Denn das sind Aufgaben anderer Leute. Sie kommen sofort in einen Reaktionsmodus. Aber gerade zu Beginn des Arbeitstages ist Ihr Energielevel hoch. Nutzen Sie diese produktive Phase für Dinge, die Sie Ihren großen Zielen näher bringen: Konzepte erarbeiten, Content entwickeln, Neues schaffen, ....
Ausserdem zeigen viele Studien: Wenn Sie Mails "checken", schwirren die Fragmente im Kopf herum und beschäftigen Ihr Unterbewusstsein. Zusätzlich fatal: Erledigt sind die gecheckten Mails natürlich nicht. Der Berg dieser halben Sachen wird so größer und größer. Das macht unzufrieden, bedeutet Stress und Ihre Produktivität sinkt.
Extrem-Challenge für Mutige: Die Mail App – erstmal nur für eine Woche – vom Smartphone löschen.
6. Hin- und-herspringen ("Multitasking")
Hier mal kurz eine Nachricht checken, da eben auf den nächsten Link klicken, schnell am Artikel 2 Sätze schreiben – und zack, ist wieder ein Stunde weg, ohne dass Sie wirklich effektiv etwas geschafft haben. Die Wissenschaft hat inzwischen klar bewiesen, dass das Verhaltensmuster "Multitasking" ein Mythos und Zeitfresser ist. Also: Eliminieren Sie Ablenkungen und hin-und-her, wann immer es geht.
Klar: Nicht alle Unterbrechungen von außen lassen sich steuern. Aber zumindest für sich selbst können Sie mit konsequentem Fokus viel erreichen. Setzen Sie zumindest ein paar Zeitblöcke dafür in Ihren Kalender als Termine mit sich selbst.
7. PAL - Probleme anderer Leute
Empathie und Hilfsbereitschaft sind wertvolle Eigenschaften. Es gibt allerdings Menschen die dazu neigen, solche schönen Charakterzüge – sei es bewusst oder unbewusst – auszunutzen. Sie laden ihre Probleme vorzugsweise bei anderen ab, sind in einer "kannst Du mal kurz ... " Dauerschleife und nehmen immer, ohne etwas zu geben.
Prüfen Sie also, welche Anliegen dieser notorischen Aufgabenübertrager und Energieräuber sie zu Ihren eigenen machen möchten oder sollten. Und ein freundliches Gespräch mit den entsprechenden Kandidaten öffnet diesen meist die Augen.
PS: Der Ursprung des Begriffs "PAL" ist der 1977 erschienene Kultroman "Per Anhalter durch die Galaxis". Dort beschreibt Douglas Adams eine abstruse Science Fiction Reise. Unter anderem enthalten: Die Antwort auf die Frage nach der Weltformel (= "42"), der totale Durchblickstrudel und eben auch "PAL": Das Problem-anderer-Leute-Feld.
Man muss den Douglas Adams Humor mögen. Aber wenn man ihn mag, gehört dieses Buch auf die ewige Bestenliste.
Die Not-To Do Liste in 3 Schritten praktisch umsetzen
Sie haben jetzt Ihre Negativ-Liste - schön und gut. Aber wie bekommen Sie die umgesetzt? Als Anregung: Mir haben dabei diese 3 Schritte / Elemente geholfen:
- Mindset: "Ich darf auch nein sagen" / "Es muss nicht alles perfekt sein"
Für mich waren diese 2 Erkenntnisse besonders hilfreich, die ich als Teil meiner Jahresplanung gewonnen habe. Vielleicht haben Sie andere, aber die eigenen Prägungen ans Tageslicht zu befördern, hilft. - Bewusst Entscheiden – für und gegen etwas:
MIt Blick auf meine Prioritäten und Ziele: Für welche Tätigkeiten / Aufgaben entscheide ich mich? Und im Umkehrschluss: Gegen was entscheide ich mich damit automatisch? Nutzen Sie dafür die 7 oben genannten Beispiele / Empfehlungen als Anregungen. - Fokussieren und wetterfeste Routinen schaffen:
Wie erreiche ich meine Ziele am besten? Wie bleibe auf dem richtigen Kurs – auch in Bezug auf meine Not-To-Do´s? Hier kommen wieder die "normalen" Methoden des Selbstmanagements zu tragen. In kompakter Form und sofort einfach umsetzbar finden Sie diese in meinem Jahresplan mit 360° Kompass (unten)
Sie wollen mit klarem Fokus an Ihren Prioritäten arbeiten?
So setzen und erreichen Sie Ihre Ziele einfacher:
Mit Ihrem Arbeitsbuch "Mein 360° Jahresplan"
Mit diesem kompakten Arbeitsbuch bauen Sie in 7 einfachen Schritten Ihren Jahresplan, der Sie wie ein Kompass mit Autopilot zu Ihren Zielen führt. Einfach und mit konkreten Hilfen.
Ihr Arbeitsbuch führt Sie schrittweise zu Ihrem persönlichen Jahresplan. Sie klären Ihre Prioritäten, setzen klare Ziele und erhalten starke Routinen, um am Ball zu bleiben.
Mit Klarheit und Fokus zu Ihrem besten Jahr: