Die 10 besten Projektmanagement Tools: Vergleich, wichtigste Funktionen, Einsatzgebiete, Kosten
Finden Sie Ihr bestes Projektmanagement-Tool: Softwareübersicht, Vorteile / Nachteile, Preise, Eignung, Entscheidungsmatrix
Projektbezogen arbeiten: Wichtige Fragestellungen über einen definierten Zeitraum mit flexibel zusammengestellten Teams und themenbezogenen Verantwortungen voranbringen. Ob für Strategien, Marketingaktionen, Produktion, Personalwesen oder bei Verbesserungsprozessen: Diese Methodik passt in die Zeit. Unternehmen aller Branchen und Größen nutzen sie.
Projektverantwortliche fragen sich: Was ist das beste Projektmanagement-Tool für uns? Google spuckt dann in erster Linie gesponserte Werbeanzeigen aus. Das macht den Vergleich nicht einfacher. Vor allem, weil es sowohl bei den individuellen Anforderungen als auch den Konzepten und besten Einsatzgebieten der Software-Lösungen Riesenunterschiede gibt.
Das richtige Tool ist für Ihren Projekterfolg wichtig. Sie wollen sich die Auswahl leichter machen?
In diesem Artikel habe ich für Sie die 10 besten Projektmanagement-Tools unter die Lupe genommen. Ihr Vorteil: Diese Infos beruhen auf der echten Erfahrung von über 200 Projektleitungsmandaten, bei denen ich sehr viele Werkzeuge fürs Projektmanagement mit ihren Vor- und Nachteilen in der Praxis erlebt habe.
Eine große praktische Hilfe: Nutzen Sie meine flexibel anpassbare Entscheidungsmatrix: Sie definieren selbst Ihre Prioritäten und die Matrix gibt die Top-Empfehlungen für Ihre Zwecke aus.
Projektmanagement-Skills sind Schlüsselkompetenzen für Erfolg
Früher verstand man unter einem "Projekt" meist eine extra ausgerufene Initiative jenseits des Tagesgeschäfts. Und in meiner Konzernzeit war es auch so, dass die "Global Project Excellence Teams" herzlich wenig von der Realität im Alltag wussten.
Das hat sich grundlegend geändert: In Unternehmen aller Größen und Branchen gibt es viel mehr projektbezogene Strukturen und Verantwortungen. Über Hierarchieebenen hinweg arbeiten diejenigen an einem Thema zusammen, die genau hierzu einen Beitrag leisten können. Wechselnde Besetzungen, Rollen und Verantwortungen werden immer häufiger.
Projektmanagement Mindset und Tools: Flexibilität ist gefragt
Gerade für den Mittelstand gilt: Flexibilität, schnelles Agieren, professionelles Umsetzen und aktive Zusammenarbeit sind Voraussetzungen um erfolgreich zu bleiben. Projektbezogenes Mindset (dazu gehören auch Kulturelemente wie Vertrauen und Verantwortung) sind also zeitgemäß und notwendig. Und so haben sich auch die Einsatzgebiete und Anforderungen für Projekt-Tools gründlich erweitert und stark differenziert. Es lohnt sich zu prüfen, was Ihnen für welchen Zweck besonders wichtig ist.
Verschiedene Einsatzgebiete: Projekte, Workflows, Teamarbeit
Projektmanagement-Tools wie die hier vorgestellten werden werden nicht nur für explizite "Projekte" eingesetzt: Sondern auch für strategische Konzepte, Vision Boards, Websiterealisierungen, Kampagnen- und Eventplanungen, Besprechungen, Angebotsverfolgungen u.v.m.
Flexibel anpassbare und intelligente Lösungen im Trend
Die Trends bei PM-Tools sind: Kein statisches Raster, sondern flexible und modulare Systeme. Weniger fest installierten Programmdickschiffe, sondern mehr flexible, onlinebasierte Umgebungen (mobile Arbeit). Weniger statisch, sondern intelligente Funktion bis hin zu KI sind wichtig.
Die Projektmanagement-Methoden "klassisch" vs. "agil"
Beim klassischen Projektmanagement, auch Wasserfall-Methode genannt, folgt das Projekt einem festen Plan mit definierten Phasen wie Planung, Umsetzung und Abschluss. Diese Methode eignet sich besonders für Projekte mit klaren Anforderungen und wenig Änderungen während der Durchführung.
Agiles Projektmanagement arbeitet flexibler und iterativer: Eher offene Strukturen, kontinuierliche Anpassungen und regelmäßige Feedbackschleifen. Methoden wie Scrum oder Kanban helfen, Projekte in kleinere, überschaubare Abschnitte zu unterteilen und schneller auf Änderungen zu reagieren.
Klassisch, agil, hybrid: Welchen Ansatz wählen Projektmanager wann?
Die Wahl zwischen klassischem und agilem Projektmanagement hängt natürlich von persönlichen Vorlieben und individuellem knowhow ab. Am besten ist man hier nicht (vor-)eingeschränkt. Vor allem die Art des Projekts und die Rahmenbedingungen sollten wichtige Kriterien sein.
- Klassisches Projektmanagement eignet sich eher für komplexere Projekte mit klaren Zielen, fixem Budget und langfristiger Ressourcenplanung, z. B. bei detaillierten technischen Spezifikationen, Bauprojekten oder komplexen Veränderungsprozessen.
- Agiles Projektmanagement ist besonders geeignet für dynamische Umfelder, in denen sich Anforderungen während der Arbeit ändern können. Typische Anwendungsgebiete sind Marketingprojekte mit Testphasen oder die Softwareentwicklung mit Meilenstein-Checks.
- Hybride Ansätze, die beide Methoden kombinieren, werden immer populärer. Auch aus meiner Erfahrung ist so eine Kombination aus Struktur und Flexibilität in vielen Fällen sinnvoll. Die meisten Tools erlauben diese Mischformen (Hinweise dazu auch in den Einzelreviews)
5+1 Kriterien für die Auswahl von Projektmanagement-Tools
Die (subjektiven) Bewertungskriterien für diese Übersicht habe ich auf 6 Aspekte beschränkt, die aus meiner Sicht und Erfahrung wesentlich für eine Entscheidung sind. 2 weitere Hinweise:
- Ich habe KI-Aspekte ausgeklammert: Diese halten natürlich auch in PM-Tools Einzug und ändern sich schnell. Die jeweiligen Tool-Websites geben Ihnen hierzu aktuelle Auskunft.
- Die meisten PM-Tools funktionieren auch mobil: Als Webapplikation oder als native Apps. Diese habe ich hier nicht extra getestet; mehr dazu finden Sie auf den Anbieterseiten.
- In den Einzelvorstellungen der Tools sehen Sie jeweils auch Infos zu den Preisen. Wegen der Aktualität und der schwierigen Vergleichbarkeit fliessen Preise nicht in die Bewertung ein.
1. Funktionen, Automationen, Schnittstellen
Die Einsatzgebiete, Schwerpunkte und benötigten Features sind verschieden. "Passend" ist beim Funktionsumfang wichtiger als "viel". Intelligente, regelbasierte Automationen und vielseitige Verbindungsmöglichkeiten mit anderen Systemen via Schnittstellen sind oft hilfreich / sinnvoll.
2. Intuitive Bedienung / Nutzerfreundlichkeit
Aufgeräumte Oberfläche, einfache Bedienung, intuitive Nutzerführung (neudeutsch: Usability) entscheiden in der Praxis oft viel häufiger über die Akzeptanz als Riesen-Funktionsumfänge.
3. Anpassbarkeit und Flexibilität
Lässt sich das Programm individualisieren (Oberfläche, Benachrichtigungen, Features)? Und zahlen Sie nur die Funktionen, die Sie wirklich nutzen, d.h. bietet der Anbieter hier Flexibilität?
4. Datensicherheit, Datenschutz, Serverstandort
Gerade in Deutschland ist Datenschutz wichtig - und bei Software somit auch der Serverstandort und "Privacy Shield". In der EU sind Sie dabei rechtlich eher auf der sicheren Seite als in den USA.
5. Hilfe, Kundenservice, Support
Falls Fragen / Probleme auftreten, sind Tutorials, FAQ und Hilfefunktion wichtig. Aber wenn es schwierig wird, ist ein kompetenter, echter Support besser als ein in Indien programmierter Bot.
6. Kosten und Lizenzmodell
Was zahlen Sie pro Account für welchen Funktionsumfang und wie klar ist die Lizenzstruktur? Wie flexibel sind die Preise bei Änderungen der Nutzerstruktur oder beim Einbinden von Externen?
Die 10 besten Projektmanagement-Tools: Der große Vergleich
In dieser Übersicht stelle ich Ihnen 10 Projektmanagement-Werkzeuge vor, deren Einsatz ich selbst in der Praxis erlebt habe. Natürlich ist diese Auswahl subjektiv und es gibt weitere, hier nicht aufgeführte Tools. Das richtige Tool ist dasjenige, welches für Ihre Zwecke am besten passt. Besonders einfach ist die Auswahl mit der Entscheidungsmatrix-Vorlage (am Ende des Artikels).
* Alle Infos und Preisangaben (*) sind ohne Gewähr und können sich ändern. Näheres finden Sie jeweils auf den Seiten der Anbieter.
1. Asana – Vielseitig, mächtig und strukturiert
Asana ist ein übersichtlich gestaltetes Tools, das auch für erweiterte Fragestellungen bis hin zur Organisation und Verwaltung von Arbeitsprozessen genutzt werden kann. Dafür bringt es u.a. auch Controlling-Werkzeuge wie einen "Workload-Manager" und Zielverfolgungs-Funktionen mit.
Das Handling ist einfach und intuitiv, die (abschaltbaren) Gamification-Fabelwesen sind Geschmacksache. Für größere und komplexe Projekte sind Funktionen und Oberfläche eher nicht ausgelegt. Dafür eignet sich Asana umso mehr für kleinere bis mittlere Projekte und für die Arbeitsorganisation. Es wird auch in Agenturen oft verwendet. Die Preisspanne ist je nach Funktionsumfang groß. Prüfen Sie, was Sie wirklich benötigen.
Ideal für: Mittelständische Unternehmen, Agenturen
Preis*: Kostenlos, Starter-/Advanced Version ab 10,99/24,99 €/Monat pro Nutzer
Einige besondere Vorteile sind:
- Sehr aufgeräumte und intuitive Oberfläche
- Unterstützt über Projekte hinaus auch Aspekte von Arbeitsorganisation / Controlling
- Integrierte Teamforen für Austausch / Ideenmanagement
Ggf. Nachteile können sein:
- Eingeschränkte PM-Funktionsvielfalt: Abhängigkeiten, Hierarchien fehlen
- Nur rudimentärer Support, auch für Bezahlversionen nur E-Mail
- Nicht DSGVO konform, Server in den USA, von Privacy Shield betroffen
Mehr Infos:
Zur Asana Webseite (DE)
2. Excel: Das Schweizer Taschenmesser, nicht totzukriegen
Excel hat einen Reisenvorteil: Es ist fast überall einfach da. Und es ist erstaunlich, was Excel-Profis damit alles bewerkstelligen können. Fortgeschrittene Funktionen wie Pivottabellen und Makros können auch komplexe Dinge abbilden. Und auch als Projektsteuerungs-Tool kann man z.B. GANTT-Charts damit erstellen. Aber trotz der Online-Features von Office 365 sind dynamische Kollaborationsfunktionen eher eingeschränkt und spezifische Projektmanagement-Features fehlen. Man sollte deshalb selbst über entsprechende Erfahrungen verfügen, um Projektmanagement-Strukturen und -aspekte in eine sinnvolle Excel-Logik zu übersetzen. Für kleinere, eher statisch strukturierte Themen funktioniert das oft. Aber Excel bleibt im Kern eher eine Desktop Tabellenkalkulation.
Ideal für: Alle die MS Office sowieso nutzen und keine Extra Software wollen
Preis*: Je nach MS Office Version. In vielen Firmen ohnehin vorhanden
Einige besondere Vorteile sind:
Ggf. Nachteile können sein:
- Als Tabellenkalkulation nur wenige Projektmanagement-Features
- PM-Funktionen wie GANTT Charts sind möglich, aber mit Aufwand verbunden
- Integrierte Funktionen wie Verantwortlichkeiten, Termine usw, fehlen
Mehr Infos: Zur Excel Webseite (DE)
3. Meistertask: Intuitiv, intelligent, integriert
MeisterTask ist eine agile Projektmanagement-Software nach dem Kanban-Prinzip mit einer sehr klaren, intuitiv bedienbaren Oberfläche. Für kleine und größere Teams bietet es eine einfache und gleichzeitig leistungsstarke Lösung. So unterstützen z.B. durch Events getriggerte Automationen sehr effektiv. Gleichzeitig passiert vieles "unter der Haube", oder ist ein-/ausblendbar, so dass die Übersichtlichkeit erhalten bleibt. Die Einsatzgebiete sind sehr vielfältig und zahlreiche Vorlagen für typische Einsatzgebiete sparen viel Zeit.
Für langfristig angelegte Projekte mit detaillierten Planungsfunktionen ist nicht alles an Bord wie z.B. bei MS Project, aber sehr viel. Man hat hier einen sehr guten Kompromiss zwischen "Funktionsvielfalt" und "Einfachheit" gefunden. Ein Vorteil ist die nahtlose Zusammenarbeit mit dem MindMappping Tool MindMeister. Das erleichtert den Transfer vom Brainstormen / Ideen sammeln zur Umsetzung in Projekten enorm.
Ideal für: Kleine bis mittelgroße Teams, Kanbanprojekte aller Art
Preis*: Kostenlos, Business-Version ab 8,25 €/Monat pro Nutzer
Einige besondere Vorteile sind:
- Einfache, intuitive Benutzeroberfläche, macht Spaß
- Sehr viele Einsatzgebiete über reine Projekte hinaus, viele Vorlagen
- Intelligente regelbasierte Automationen, viele Integration
- DSGVO konform, da Server und Unternehmen in Deutschland
Ggf. Nachteile können sein:
- Begrenzte kostenlose Version (nur 3 Projekte)
- Weniger Funktionen für große, komplexe Projekte
Mehr Infos: Zur MeisterTask Webseite (DE)
4. Microsoft Planner: Einfaches Aufgabenmanagement für Teams
Der Planner ist ein Bestandteil von MS Office 365 – und somit schon oft vorhanden. Der Vorteil für viele User: Es arbeitet reibungslos mit Outlook, SharePoint, Office & Co. zusammen. Der MS Planner ist ein eher einfach gehaltenes Tool (was kein Nachteil ist) und basiert auf dem Prinzip von Kanban Boards. Mit wenigen Klicks können Sie Projekte ("Pläne") strukturieren, Aufgaben erstellen und in Teams bearbeiten.
Alle wichtigen Grundfunktionen wie Zeitbedarfe, Prioritäten und Tags/Labels sind integriert. Damit werden viele schon sehr gut zurecht kommen und im Vergleich zum "Dickschiff" MS Project bietet Microsoft hier ein intuitiv bedienbares, schlankes Tool mit modernem Look.
Ideal für: Kleine bis mittelgroße Teams / Projekte, MS Office User
Preis*: In Office 365 (ab 5,60€ pro User/Monat), Spezielle Ergänzungspakete nach Umfang
Einige besondere Vorteile sind:
- Übersichtliche Oberflächen, intuitive Bedienung mit Kanban-Boards
Ggf. Nachteile können sein:
- Funktionsvielfalt ist begrenzt (Ressourcen, Automationen, Konfigurierbarkeit)
- Nicht 100% DSGVO konform: Cloudbasierte 365-Server, US Privacy-Shield
Mehr Infos: Zur MS Planner Webseite (DE)
5. Microsoft Project: Der Klassiker für größere Projekte
MS Project bietet sehr viel, um selbst komplexeste Projekte umfassend zu planen, steuern und auszuwerten. Gerade für größere Projekte in Teamstrukturen sind Kollaborationsfunktionen, rollenbasierte Sichten, detaillierte Ressourcenplanungs- und Auswertungsfunktionen wichtig und hier vorhanden. Wer das nicht braucht, wird von der Funktionsvielfalt eher erschlagen.
Nur Projektverantwortliche mit tieferen Projektmanagementwissen werden von diesem mächtigen Tool wirklich profitieren – vorzugsweise bei klassisch strukturierten Projekten. Wer dazu in der Windows-Office-Welt zuhause ist, wird sich mit MS Project schneller zurechtfinden als andere.
Für den Datenschutz gilt: Die Cloud-Version unterliegt dem US Privacy-Shield Abkommen und ist somit nur eingeschränkt DSGVO-konform. Es gibt aber auch eine lokal installierbare Version.
Ideal für: Große Unternehmen, komplexe Projekte, erfahrene Projektverantwortliche
Preis*: Ab 10 $/Monat pro Nutzer (Cloud-Version), sehr viele Paketoptionen
Einige besondere Vorteile sind:
- Sehr vielfältige PM-Funktionen, ausgefeiltes Ressourcenmanagement
- Gutes Zusammenspiel mit anderen MS Office Applikationen
- Möglichkeit der lokalen "on premise" Installation für sensible Inhalte
Ggf. Nachteile können sein:
- Die sehr umfangreiche Funktionsvielfalt kann schnell erschlagen
- Eingeschränkte Konfigurierbarkeit reduziert den Anwendungsberech
- Auch in teureren Versionen eher wenig Support via "knowledge base"
Mehr Infos: Zur MS Project Webseite (DE)
6. Monday.com: Maximale Flexibilität, nicht ganz einfach
Sie wollen bei Charakter / Struktur / Look Ihres Projektes maximal flexibel sein? Dann schauen Sie sich auf jeden Fall monday.com an. Das Tool bietet Kalenderansichten, Timelines, Kanban-Boards, GANTT-Charts und auch Tabellen bis hin zu personalisierteren Dashboardoards. Für erfahrende Projektleiter ist das prima, Anfänger werden angesichts dieser riesigen Vielfalt etwas Einarbeitungszeit brauchen.
Viele, zum Teil auch konfigurierbare Vorlagen sind mit an Bord. Wer den modularen Aufbau und alle Optionen erstmal verstanden hat, kann Sie sich mit monday.com seine Projektumgebung sehr individuell gestalten. Intelligente Automationen sind möglich, müssen allerdings mit definierten Kontingenten extra bezahlt werden. Monday.com gibt DSGVO Konformität an, die Daten werden jedoch trotzdem auf US-Servern von Amazon AWS gespeichert.
Ideal für: Teams, die unterschiedliche Methoden nutzen wollen, erfahrene Projektmanager
Preis*: Ab 7,50 €/Monat pro Nutzer
Einige besondere Vorteile sind:
- Maximale Flexibilität in Bezug auf Methoden, Funktionen, Oberfläche
- Moderne Gestaltung, grafisch ansprechende Designs
Ggf. Nachteile können sein:
- Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten können verwirren
- Einige Funktion nur hinter "Preisschranken" zugänglich
Mehr Infos: Zur Monday.com Webseite (DE)
7. Smartsheet: Tabellenkalkulation trifft Projektmanagement
Smartsheet unterscheidet sich von vielen anderen Tools: Es kommt mit einem Tabellen- und Listenlook daher anstelle einer schicken Boardanmutung. Das ist aber kein Nachteil. Durch die Tabellenstruktur ist Smartsheet eher für größere, klassisch geprägte und datenintensive Projekte geeignet, die ein zentrales Dashboard mit strukturierten Infos erfordern. Und wer Excel kennt, wird sich hier schnell zu Hause fühlen. Aber anders als Excel bietet Smartsheet viele eingebaute Funktionen zur Planung, Steuerung und Auswertung von Projekten: Unter anderem GANTT Charts, Aufgaben mit Abhängigkeiten, definierbare Felder, Karten, Kommentare und Terminfunktionen sind mit an Bord.
Ideal für: Strukturierte / eher klassisch geplante Projekte, Excel-Fans
Preis*: Kostenlos (1 Nutzer), Pro- / Business ab 6 / 22 €/Monat pro Nutzer
Einige besondere Vorteile sind:
Ggf. Nachteile können sein:
- Weniger gut geeignet, wenn Sie visuelle Boards bevorzugen
- Support (knowhowlevel variiert) nur auf englisch
- Nur bedingt DSGVO-konform (Infos nur schwer nachzuvollziehen)
Mehr Infos: Zur Smartsheet Webseite (DE)
8. Trello: Einfach, verbreitet, visuell
Trello ist ein Klassiker - es brachte als eines der ersten Tools das "agile Arbeiten" breiten Nutzerkreisen auch ausserhalb der IT-Branche näher. Ein visuelles, leicht zu bedienendes Werkzeug, das auf Kanban-Boards basiert. Trello eignet sich besonders für kleinere Teams und Freelancer, die eine intuitive und flexible Lösung zur Organisation ihrer Aufgaben suchen. Ein Vorteil: Es ist weit verbreitet, das erleichtert häufig die Kollaboration. Zwischenzeitlich war es etwas in die Jahre gekommen, ist aber heute wieder auf einem guten, wettbewerbsfähigen Stand.
Ideal für: Kleinere Teams, Freelancer, Startups
Preis*: Kostenlos, Business Class ab 9,50 €/Monat pro Nutzer
Einige besondere Vorteile sind:
Ggf. Nachteile können sein:
- Begrenzte Funktionen in der kostenlosen Version
- Nicht optimal für komplexe Projekte geeignet
Mehr Infos: Zur Trello Webseite (DE)
9. Todoist Premium: Aufgaben verwalten – und Projekte
Todoist ist in dieser Übersicht eine Sonderfall und auch nur bedingt vergleichbar: Denn es ist kein PM-Tool, sondern ein Task Manager. Falls Sie so ein Aufgabenmanagement-Tool ohnehin nutzen, ist Todist (in der Bezahlversion) zumindest für Solopreneure und kleine Teams einen Bick wert: Denn seit einiger Zeit bietet es auch eine Sicht / Struktur als Kanban-Board.
Natürlich sind die PM-Funktionen eingeschränkt. Aber ein Vorteil ist, dass hier sofort die Brücken vom Planen zum "Tun" geschlagen wird: Die Kalenderintegrationen mit Erinnerungen & Co. sind sehr vielseitig. Für wen diese einfachen PM-Funktionen reichen, der spart sich ein weiteres Tool.
Ideal für: Kleine Teams, Solopreneure, falls Sie ohnehin Task Manager nutzen
Preis*: Kostenlos, Business-Version ab 8,25 €/Monat pro Nutzer
Einige besondere Vorteile sind:
- Einfache Benutzeroberfläche ohne Schnickschnack
- Aufgrund der Taskmanager-Struktur sofortige Brücke zum "Machen"
- Vielfältige Verbindungen / Integrationen zu Kalendern aller Art
Ggf. Nachteile können sein:
- Vergleichsweise deutlich eingeschränkte Projektmanagement-Funktionen
- Begrenzte kostenlose Version (nur 3 Projekte)
- Weniger Funktionen für große, komplexe Projekte
Mehr Infos: Zur Todoist Webseite (DE)
10. Wrike: Klassisches Projektmanagement, modern unterstützt
Wrike ist eher für "klassiches" Projektmanagement ausgelegt. Es bietet in einem zeitgemäßen Look viele Darstellungsoptionen und Funktionen, die Sie zur Durchführung solcher Projekte benötigen: Listenansichten, GANTT-Diagramme, Kalenderansichten, Aufgabendarstellung in Tabellenform. Auch für größere Projekte bleibt die Übersicht erhalten: Ordner, Projekte und Aufgaben lassen sich in "Spaces" beliebig strukturieren. Wrike hat seine Server in der EU, aber als US Unternehmen ist es von den dortigen Datenherausgaberichtlinien betroffen.
Ideal für: Mittlere und größere Unternehmen, klassisch strukturierte Projekte
Preis*: Kostenlos mit stark begrenztem Umfang, Business-Version ab 24$/Monat pro Nutzer
Einige besondere Vorteile sind:
- Intuitiver bedienbar und flexibler als MS Project trotz Funktionsfülle
- Grafisch ansprechende, vergleichsweise einfache Benutzeroberfläche
- Für klassische Projekte mit klassische "Wasserfall" Methode gut geeignet
Ggf. Nachteile können sein:
- Eingeschränkte Datensicherheit (Server in EU, aber Cloud-Act gilt)
- Der Business-Tarif ist vergleichsweise teuer
Mehr Infos: Zur Wrike Webseite (DE)
Das beste Tool? Übersichtsmatrix / Meine Empfehlungen
Wie schon erwähnt: Der Charakter dieser Tools und die Einsatzmöglichkeiten unterschieden sich z.T. stark. Die Vergleichbarkeit ist deshalb eingeschränkt. Die in der folgenden Tabelle aufgeführte Einordnung / Bewertung gibt Ihnen Hinweise, welches Tool welche besonderen Stärken und hat und für welche Fragestellungen / Arten von Projekten es besonders gut geeignet sein kann.
Den Aspekt "Kosten" bewerte ich hier nicht im Detail und setzte bei allen Tools denselben Wert ("7") als Platzhalter in die Vergleichsübersicht ein. Denn Preise ändern sich oft und die Bezahlmodelle / Lizenzstrukturen sind sehr unterschiedlich. Ein Tool ist bei wenigen Usern günstiger, ein anderes dafür bei großen Gruppen. In Ihrer anpassbaren PM-Tool Entscheidungsmatrix (Download: unten) können Sie die Kostenfaktoren für Ihre finale Favoriten-Auswahl ergänzen und so berücksichtigen.
Die Bewertung der Kriterien erfolgt auf einer Skala von 1-10. Sie beruht auf meiner persönlichen Einschätzung / Erfahrung sowie aus dem Anwenderfeedbacks aus meinem Kundenkreis. Das sind überwiegend Mittelstandsbetriebe mit 20-200 Mitarbeitenden, aber auch Selbstständige.
- Die reinen Gesamtnoten sind nicht 1:1 vergleichbar: Es hängt davon ab, welche Kriterien für Sie besonders wichtig sind. In der Tabelle können Sie nach jedem Kriterium sortieren.
- Sie wollen für Projekte mit eher agilem Charakter maximale Flexibilität, intuitive Bedienung und hohe Datensicherheit? Meine Empfehlung: MeisterTask. Alternative: Monday.com.
- Sie möchten größere, lang laufende Projekte managen, inklusive Funktionen in puncto Ressourcenmanagement / Dokumentation? Meine Empfehlung: MS Project. Alternative: Wrike.
- Sie haben eher kleinere Projekte / projektartige Aufgaben und wollen mit möglichst wenigen Tools auskommen? Meine Empfehlung: MS Planner (für Office User). Alternative: ToDoist.
Meine Bewertungen sind subjektiv und erheben keinen repräsentativen, statischen Anspruch.
Kriterien -> | Funktionen | Bedienung | Anpassbar | Datenschutz | Support | Kosten | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Asana | 7 | 7 | 8 | 6 | 5 | 7 | 6,7 |
Excel | 4 | 5 | 3 | 7 | 6 | 7 | 5,3 |
MeisterTask | 7 | 9 | 7 | 9 | 6 | 7 | 7,5 |
Monday.com | 9 | 6 | 9 | 7 | 5 | 7 | 7,2 |
MS Planner | 5 | 9 | 7 | 7 | 5 | 7 | 6,7 |
MS Project | 9 | 5 | 7 | 7 | 5 | 7 | 6,7 |
Smartsheet | 6 | 8 | 6 | 6 | 5 | 7 | 6,3 |
ToDoist Prem. | 3 | 7 | 6 | 4 | 3 | 7 | 5,0 |
Trello | 6 | 8 | 7 | 5 | 4 | 7 | 6,2 |
Wrike | 8 | 8 | 7 | 5 | 5 | 7 | 6,7 |
Welches Tool wählen? Ihre individuellen Kriterien entscheiden
Meine Favoriten müssen nicht Ihre sein. Darum: nehmen Sie sich etwas Zeit und prüfen Sie IHRE Anforderungen. Eine Projektmanagementumgebung ändert man nicht alle paar Wochen. Darum dürfen Sie sich am Anfang lieber ein paar Gedanken mehr machen als hinterher festzustellen, dass man doch etwas ungeeignetes gewählt hat.
Meine Erfahrung und Empfehlung zum Vorgehen: Nutzen Sie (so wie die Tabelle oben) eine Entscheidungsmatrix (hier mehr dazu): Eine strukturierte Methode, um verschiedene Möglichkeiten zu evaluieren und unter Berücksichtigung definierter Kriterien die beste Option für eine mögliche Lösung auszuwählen. Sie können dabei besonders wichtige Kriterien höher gewichten als andere.
So treffen Sie die Tool-Auswahl mit der Entscheidungsmatrix
- Ihre in Frage kommenden Tool-Kandidaten sammeln / ggf. anpassen
- Ihre relevanten Kriterien für die Entscheidungsfindung definieren
- Eine - ggf. gewichtete - Entscheidungsmatrix erstellen (Vorlage hier) und ausfüllen
- Die Top 3 Kandidaten in der Gratisversion testen, Kosten für Ihren Bedarf ermitteln
- Ihre Entscheidungsmatrix nach dem Test aktualisieren und entscheiden
Fazit: Das beste Projektmanagement-Tool? Es kommt darauf an.
Die gewichtete Entscheidungsmatrix nach Ihren Kriterien hilft.
So unterschiedlich Projekte oder projektbezogne Arbeiten aussehen, so unterschiedlich sind die verschiedenen Tools / Werkzeuge dafür geeignet. Statische Hitlisten führen deshalb nicht weiter, um IHR bestes PM-Tool auszuwählen. Mit Hilfe dieser Übersicht und einer Entscheidungsmatrix mit gewichteten Kriterien (gratis Download unten) finden Sie sicher das für Sie geeignete Werkzeug.
Ihnen ist einfach Bedienung besonders wichtig? Oder höchste Datenschutz-Standards? Mit meiner "PM-Tool Entscheidungsmatrix" können Sie entsprechende Gewichtungen Ihrer besonders relevanten Kriterien mittels Faktoren vornehmen. Diese werden dann automatisch beim Berechnen des Gesamt-Scores berücksichtigt.
:
Kriterien -> | Funktionen | Bedienung | Anpassbar | Datenschutz | Support | Kosten | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Faktor | 1 | 1,5 | 0,5 | 1,5 | 1 | 1 | |
Tool A | 5 | 15 (10*1,5) | 4 (8*0,5) | 9 (6*1,5) | 7 | 8 | ... |
Tool A | 8 | 6 (4*1,5) | 3 (6*0,5) | 12 (9*1,5) | 6 | 6 | ... |
... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Das FÜR SIE beste Projektmanagement-Tool wählen:
Ihre "PM-Tool Entscheidungsmatrix" gratis herunterladen
Diese Vorlage ist eine vorausgefüllte Excel-Tabelle mit den zuvor gezeigten Inhalten (Tools, Kriterien, Scores). Damit sparen Sie viel Zeit bei der Auswahl des für Sie geeigneten Projektmanagement-Tools. Sie können wahlweise eine Gewichtung einzelner Faktoren vornehmen und alle Inhalte selbst anpassen.
Ja, ich will gratis die flexible "PM-Tool Entscheidungsmatrix"
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