Fachkräftemangel? 4 Strategien, 11 Maßnahmen und ein Killertipp für Sie gegen das Megaproblem

Der ultimative Ratgeber zum Problemthema Nr. 1: So gewinnen Sie im Wettbewerb um die besten Talente - mit Projektvorlage

Teufelskreis des Mangels: Zuwenig Personal, mehr Druck, weniger Bindung, schnellere Wechsel, Wachstum und Weiterentwicklung leiden

• Wenn gute Leute fehlen, wird es schwierig, alle Kundenwünsche zu befriedigen und Aufträge abzuarbeiten. Die vorhandene Belegschaft muss viel kompensieren und arbeitet am Anschlag. 
  
  
• Und bei knappen Ressourcen schafft man halbwegs das Tagesgeschäft, aber wichtige andere Themen zur Weiterentwicklung des Unternehmens bleiben auf der Strecke.
   
• Ein Teufelskreis: Denn unter diesen Rahmenbedingungen steigt wiederum die Wechselbereitschaft guter Leute. Und die können sich ihre Jobs heute aussuchen.

Lösungen gegen den Fachkräftemangel: Was, wann, wie?

Ratlosigkeit und Verzweiflung führen in den Führungsebenen und bei Personalverantwortlichen leider gern zu Aktionismus:

"Diese Agentur verspricht uns x Bewerber zum Festpreis"

"Dann machen wir jetzt eben auch Anzeigen auf TikTok"

"Ab sofort geben wir 2.000,- Euro Fangprämie für Neue"

So oder ähnlich werden dann kurzfristige Aktionen gestartet, die eher aus purer Not und nicht auf Basis einer durchdachten Strategie entstehen. Manchmal kann das sogar klappen.

Aber meist merken Geschäftsführungen und Personalabteilungen schnell, dass die Ergebnisse bescheiden und wenig nachhaltig sowie die Kosten hoch sind.

• Es bringt wenig, wenn Sie zwar Kandidaten präsentiert bekommen, aber diese überhaupt nicht zu Ihrem gesuchten Kompetenz- / Persönlichkeitsprofil spassen
  
  
• Ein hipper TikTok Post mit vielen Klicks hilft Ihnen nicht, wenn dieser Kanal eigentlich überhaupt nicht zu Unternehmenskultur und Kommunikationsstil passt 
  
  
• Was haben Sie davon, wenn die Fangprämien internen Unmut schaffen, Ungleichgewichte entstehen und nächste Woche ein anderer 300,- mehr bietet?

Es lohnt sich also, zunächst zu überlegen, was in welcher Situation für wen Sinn macht. Und dann das Richtige richtig zu tun. Neben internen Überlegungen ist es natürlich auch wichtig zu wissen, was Ihre Wunschkandidaten/-innen erwarten.

Ein gutes Gehalt ist immer noch ein wichtiger Faktor. Aber das allein reicht nicht aus. Gerade Young Professionals haben hohe Erwartungen, zu denen auch ausgewogene Arbeitszeiten, vielfältige Aufgaben, ein ansprechendes Kollegen- und Arbeitsumfeld sowie echte Herausforderungen durch eigenverantwortliches Arbeiten gehören. 

Hier sehen Sie die Ergebnisse einer aktuellen Befragung unter Young Professionals zu Ihren Kriterien bei der Wahl des Arbeitgebenden (© Academic Work Germany GmbH):

Goldene Regel: Erst die Strategie, dann die Maßnahmen

Wie bei vielen Business-Themen gilt auch hier: Klären Sie vor möglichen Aktionen: Was genau wollen wir erreichen und bis wann? Für das Bekämpfen des Fachkräftemangels ist diese logische Kette besonders wichtig. Ansonsten bekommen Sie (im besten Fall) nur ein Strohfeuer und setzen viel aufs Spiel.

Denn hier geht es um Menschen, mit denen Sie im günstigen Fall lange und gut zusammenarbeiten wollen. Und es geht um Ihre Positionierung als attraktiver/r Arbeitgeber/n. Sie müssen keinen Doktorarbeit daraus machen, aber eine gewisse Vorarbeit und konsistente Logik sind wichtig, um Berechenbarkeit, Konstanz und nachhaltige Effekte Ihrer Massnahmen zu erzielen.

Ein buntes Sammelsurium unabgestimmter Aktionen - gern auch kombiniert mit Hü und Hott, wenn schnelle Erfolge ausbleiben - schadet. Hilfreiche Fragen zum Setzen der Leitplanken sind:

• Wo drückt der Schuh besonders, welche Ziele setzen?
• Welche Aspekte sind für unser Recruiting relevant?
• Was können wir intern für die jetzigen Teams tun? 
• Welche Massnahmen und Wege passen zu uns, welche nicht?
• Woran messen wir den Erfolg unserer Massnahmen?
• Welches Budget brauchen wir / stellen wir bereit?

4 Top-Strategien mit praxisbewährten Maßnahmen

Hier folgen 4 strategische Zielrichtungen, um den Fachkräftemangel zu adressieren. Dazu nenne ich Ihnen jeweils mögliche Massnahmen, die sich bei vielen meiner Kunden und Geschäftspartner bewährt haben. Unabhängig von Branche und Größe.

Top-Strategie A) gegen den Fachkräftemangel: Kurzfristigen Personalbedarf überbrücken

Nicht immer muss ein komplette Stelle neu besetzt oder sogar geschaffen werden. Der Trend zu flexibleren Arbeitsformen nimmt zu. Sei es über externe erfahrende Kräfte oder an verschiedenen Stellen / für verschiedene Aufgaben einsetzbare interne Ressourcen - neudeutsch: "Flexibles Workforce Management". 

Das Beratungnternehmen BearingPoint hat dazu eine Studie vorgenommen. Eine Kernaussage: Flexible Arbeitsmodelle werden zu einem signifikanten Wettbewerbsfaktor, um schwankende Arbeitslasten abzufedern und Kompetenzlücken zu schließen. Dabei steigt die Nachfrage nach passgenauen, zunehmend flexiblen Lösungen. Sei es über interne oder externe Kräfte.

Abb: Diese Ziele verfolgen Unternehmen mit "Workforce Flexibilisierung" (© Bearing Point)

Für flexibel einsetzbare eigene Mitarbeitende gilt es natürlich, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen und zu prüfen, für welche Aufgaben und für welche Menschen solche temporären Einsätze passen und Sinn machen.

Externe Kräfte können im gewerblichen Bereich klassische Subunternehmer sein, für Fach- und Führungskräfte bis hin zum Management haben sich Interim Management und Beratung/Mentoring als Formate inzwischen auch in Deutschland etabliert. Nicht nur wie früher in Konzernen, sondern auch im Mittelstand. Der Vorteil liegt hier im Einbringen externer Perspektiven und Erfahrungen sowie im Einnehmen neutraler Rollen.

Maßnahme 1: Interim Management – Externe Führungskräfte auf Zeit

Interim Manager/Innen übernehmen als Dienstleistende temporär bestimmte Aufgaben und agieren meist direkt in den jeweiligen Linienfunktionen und -verantwortungen. Sie gehören also für einen bestimmten Zeitraum zur internen Belegschaft. Von Fachabteilungen wie Marketing, Logistik, Operations, Personal oder IT bis hin zur Gesamtverantwortung als Interim CEO ist die Bandbreite der Funktionen groß.

Die ein Mandat übernehmenden Interim Manager haben sich meist auf bestimmte Funktionen spezialisiert. Sie agieren entweder direkt oder über Vermittlngagenturen. Deren Kosten muss der Auftraggeber mittragen bzw. sie fliessen in die Preisgestaltung mit ein.

Im Unterschied zur externen Unternehmensberatung zeichnet sich das Interim Management dadurch aus, dass die Rolle neben der fachlichen Unterstützung auch ein Entscheidungsmandat beinhaltet, wie es mit der jeweiligen Rolle verbunden ist.

Die Kosten für ein Interim Management werden meist in Tagessätzen berechnet und durch die Anforderungen des Mandats, die aktuelle Marktsituation und die Seniorität bzw. das Management-Level der/s Kandidatin/en bestimmt. Oft wird als Daumenregel für den Tagessatz eine Größenordnung von ca. 1% des Jahresgehaltes in der vergleichbaren Festanstellung genannt.

Maßnahme 2: Externe Beratung – gezielt externe Expertise für wichtige Themen nutzen

Im Unterschied zum Interim Management werden Berater und Mentoren nicht (zeitweise) Teil der Unternehmensstruktur. Sie bleiben extern - was manchmal schwieriger, in vielen Situationen jedoch auch hilfreich sein kann. Die Beratung erfolgt auf der Basis von vereinbarten Pauschalen oder über Stunden-/Tagessätze.

Eine Beratung durch externe Expert:Innen kann sehr unterschiedlich ausfallen:
- Kurze punktuelle Beratung mit Impulscharakter oder längerfristige Begleitung
- Fokussieren rein auf Analyse und Strategie oder auch auf das Umsetzen
- Fliessende Grenzen zischen Beratung, Mentoring und Coaching sind möglich

Die Profile der Beratenden unterscheiden sich deutlich in Bezug auf Expertise, Praxiserfahrung und Seniorität.

Das bedeutet: Bei der Beraterauswahl müssen Sie genau darauf achten, wofür Sie welche Unterstützung nutzen möchten und welche Kompetenzen und Erfahrungen Sie benötigen. Die Bandbreite der Möglichkeiten und Profile ist größer als beim Interim Management. Was auch bedeutet, dass längerfristige Kooperationen mit erfahrenen Beratern und Interim Management Mandate viele Ähnlichkeiten haben können.

In jedem Fall gilt: Bei externer Beratung ist die Klarheit beim Formulieren des Beratungsauftrags besonders wichtig: Welche Fragestellung, welche Leistungen, welche Abrechnungsbasis, welche Kosten.

Seriöse Beraterinnen und Berater stellen das sicher, indem sie nach dem Erstgespräch ein qualifiziertes Rebriefing mit einer Beschreibung der Leistungen liefern. So kann man besser sicherstellen, dass es keine Unschärfen gibt und dass Sie das bekommen, was Sie benötigen.

Am besten haben Sie ein entsprechendes Netzwerk erfahrener Berater oder arbeiten auf der Basis von Empfehlungen, damit die Zusammenarbeit gut funktioniert und Sie die gewünschten Resultate erzielen.

Maßnahme 3: Flexibel einsetzbare Teams aufbauen

Nicht immer muss ein komplette Stelle neu besetzt oder sogar geschaffen werden. Der Trend zu flexibleren Arbeitsformen auch innerhalb von Organisationen nimmt zu. Neudeutsch: "Flexibles Workforce Management".

Dazu gehören viele Aspekte: Neben dem Einbinden externer Kräfte spielen flexible Arbeitsmodelle eine große Rolle. Und in projektbezogenen Arbeitsweisen und Strukturen fällt es leichter, kurzfristig gezielte Verantwortungsbereiche abzudecken, schwankende Arbeitslasten abzufedern und Kompetenzlücken innerhalb von Teams zu schließen.

Der Vorteil: So müssen Sie nicht gleich Ihre Aufbauorganisation umkrempeln oder neue Organigramme erstellen.

Ein Beispiel: Einer meiner KMU-Kunden musste dringend einen Fachbereich stärken, in dem es lichterloh brannte: Es fehlte vor allem Managementkompetenz in der Steuerung. Eine Neueinstellung klappte nicht und intern bewarb sich keiner. Konsequenz: Der Geschäftsführer begann, selbst ins Tagesgeschäft abzutauchen.

Ich schlug ihm vor, eins der Top-Talente aus einem anderen Bereich als "Assistent der Geschäftsleitung" für einen definierten Zeitraum dort einzusetzen. Das klappte prima und alle profitierten:

- Der ins Trudeln geraten Fachbereich kam wieder auf Kurs
- Der Geschäftsführer konnte wieder als Geschäftsführer agieren
- Das Top-Talent erweiterte seine Erfahrungen und Kompetenzen
- Es musste nicht die gesamte Struktur geändert werden
- Besserer Austausch im betroffenen Fachbereich, der Teamspirit stieg
- Ein Signal für alle: Gute Leute können hier Verantwortung übernehmen

Aber auch generell macht es Sinn, sich flexibel aufzustellen. Einfach umsetzbaren Möglichkeiten sind:
- Fördern Sie die bereichsübergreifende Kooperationen durch transparente Infos / Kommunikation
- Bilden Sie eine flexibel einsetzbare interne Task Force (das macht nur ab einer gewissen Größe Sinn)
- Bauen Sie Projektmanagementkompetenzen bei Ihren Mitarbeitenden auf und aus
- Vergeben Sie für definierte Fragestellungen und Aufgaben temporäre Verantwortungen jenseits von Linienfunktionen

Top-Strategie B) gegen den Fachkräftemangel: Employer Branding / Arbeitgeberprofil stärken

Unter "Employer Branding" versteht fast jede/r etwa anderes: Im Kern geht zwar es immer darum, die Attraktivität als Arbeitgebende/r zu steigern. Aber beim Verständnis was sich dahinter verbirgt, ist vom langfristig angelegten Strategiekonzept bis zu kleinen Social Media Posts alles dabei.

Um der Versuchung zu widerstehen, unreflektiert Aktivitäten zu starten die Zeit und Geld kosten, lohnt es sich die folgenden Aspekte aufeinander aufbauend anzugehen:

1. Werte, Identität, Kultur und die Art der Führung klären: Wofür stehen Sie?
2. Ihre besonderen Vorteile und Leistungen als Arbeitgeber herausarbeiten
3. Formulieren Sie Ihr individuelles Arbeitgeberversprechen
4. Kommunizieren Sie Ihr Arbeitgeberversprechen der Zielgruppe entsprechend
5. Definieren Sie die geeignete Ansprache (Du/Sie, ...) und eine klare Bildsprache
6. Kommunizieren Sie Job-Posts & Co. über die geeigneten Kanäle

Maßnahme 4: Mit Werten und Haltung Orientierung bieten, Versprechen einlösen

Diese Maßnahme ist weit mehr als eine Maßnahme: Sondern ein wesentliches Fundament der Unternehmensidentität.

Eine eindeutige und attraktive Identität des Arbeitgebenden wird für Mitarbeitende immer wichtiger. Genauso wie Kunden und Geschäftspartner wissen wollen, mit welcher Unternehmensidenität und welchen Verantwortlichen sie es zu tun haben. 

Klar kommunizierte (und auch so gelebte und damit erfahrbare) Werte haben eine unschätzbar starke Wirkung. Sie im besten Fall wie ein Leitstern für die gesamte Organisation. Darüber hinaus sind sie auch der Kompass, an dem sich Führungskräfte und ihr Verhalten orientieren können und sollten. Denn Werte spüren wir nicht durch Broschüren und Powerpoints, sondern durch erlebte Führung und das tägliche Miteinander.

Eine Unternehmenskultur und Vorgesetzte, die zentrale Werte vertreten, klar kommunizieren und erlebbar machen, sind immer häufiger ein Hauptkriterium, das sich Bewerbende genau anschauen, um sich dann zu entscheiden welches Umfeld für sie das Richtige ist. 

Noch wichtiger als klar definierte und kommunizierte Werte ist: Die erlebte Realität. Versprechen Sie also nur, was Sie auch halten können und wollen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Führungskräfte Ihre Werte (vor-)leben. Und schauen Sie ab und zu mal auf Kununu und Co. nach, wie Ihre Unternehmenskultur von anderen wahrgenommen wird.

Maßnahme 5: Warum bei Ihnen arbeiten? Die Employer Value Proposition

Ich vermeide ja gern Anglizismen - hier aber habe ich keine passende 1:1 Übersetzung gefunden. Worum gehts bei der Employer Value Proposition - kurz: "EVP"? Diese spezielle (auf potentielle und bestehende) Mitarbeitende ausgerichtete Positionierung und strategische Ausrichtung dient als zentrale, übergeordnete Basis für Ihre Employer Branding Maßnahmen.

Eine wirkungsvolle Employer Value Proposition sollte Ihre Werte und (Führungs-)Prinzipien als Leitplanken, die externen Anforderungen, Ihren Wettbewerb, die interne Realität und den strategischen Kontext Ihres Unternehmens wider spiegeln. Augenmaß, Klarheit und Konsistenz sind dabei Trumpf.

Sie sollten heutzutage oben auf der NoGo-Giftliste stehen, aber ich bin immer wieder erstaunt wieviele Sprachhülsen und beliebige Stockbilder auch jetzt noch verwendet werden. So etwas zum Beispiel...

Das können Sie besser: Vermeiden Sie das übliche Buzzword Bingo. Das ist weder originell noch spezifisch und selten trifft es den Kern.

Achten Sie auf bei Ihrer Positionierung auf diese wichtigen Aspekte:

• Ehrlich: In Bezug darauf, wofür Ihr Unternehmen steht und was es wirklich bietet
• Klar: Um sicherzustellen, dass alle die Botschaften verstehen und Ihre Marke vertrauenswürdig ist
• Attraktiv: Ihre Besonderheiten sollten zu den Erwartungen Ihrer Wunsch-Talente passen
• Unverwechselbar: Damit Sie sich eindeutig von Ihren Wettbewerbern unterscheiden
• Ambitioniert: Sie zeigen, dass Sie nicht stehen bleiben, sondern nach Verbesserung streben

Maßnahme 6: Externes und internes Employer Branding konsistent umsetzen

Auf der Basis einer klaren Positionierung als Arbeiterger/In (siehe vorheriger Punkt) setzt das Employer Branding auf - auf deutsch etwas holprig: "Stärkung der Arbeitgeberattraktität bzw. der Arbeitgebermarke". Hier geht es um den Prozess der Identitätsentwicklung und um konkrete Massnahmen mit dem Ziel, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen und Ihre Alleinstellungsmerkmale zu vermitteln.

Wichtig dabei: Diese Dinge wirken auch außen wie auch nach innen. Employer Branding wird gern verkürzt verstanden im Sinne von: "Wie können wir unsere Stellenpostings aufpeppen".  Die nach innen wirkenden Elemente des internen Employer Brandings werden oft vergessen. 

Top-Strategie C) gegen den Fachkräftemangel: Eigene Potentiale heben, Qualifizierung, Wissensaufbau

"Wenn unsere Firma wüsste, was unserer Firma weiss" - so der leicht seufzende Befund einer Vertriebschefin, mit der ich vor kurzem sprach. Was sie meinte, erlebe ich mehr oder weniger ausgeprägt in sehr vielen Firmen und Organisationen:

• In vielen Köpfen ist unschätzbares Wissen gespeichert - aber auch nur dort
• Wichtige Infos (z.B. die Historie der Kundenkontakte) sind nicht transparent einsehbar  
• Wenn erfahrene Leute die Firma verlassen, gehen deren Wissen und Kontakte mit
• Viele Talente schlummern und warten nur darauf, geweckt zu werden - vergeblich
• Profile, Tätigkeiten, Kompetenzen und Weiterbildung werden nicht im Verbund gedacht 
• Neue Teammitglieder müssen sich mühsame benötigte Infos zusammenklauben
• Es fehlt eine gut strukturierte (digitale) Ablage, um Wissen zu teilen und zu finden
• Es fehlen ein Plan / die Ressourcen, gezielt know-how und Kompetenzen zu erweitern

Diese Versäumnisse schaden mehrfach: Sie schaffen viel Aufwand, machen unzufrieden, verschenken Potentiale und kosten Nerven. Es sind Dinge, die im Bewerbungsprozess, bei der Einarbeitung und im späteren Job einen ungünstigen Effekt auf die Attrativittät als Arbeitgeber/In haben. Und andersherum: Wenn Sie sich in Bezug auf diese Dinge positiv abheben, haben sie viele Wettbewerbsvorteile am Arbeitsmarkt.

Maßnahme 7: "Upskilling" – Gezielte Kompetenzerweiterung eigener Teams

"Fähigkeiten sind die neue Währung von Unternehmen", "Talent Gap wird zum Problem", "Die Transformation zur Wissensgesellschaft läuft" - solche Schlagzeilen zeigen, dass es eine Kernaufgabe aller Organisation ist, auf den Kompetenzauf- und ausbau ihrer Teams zu achten.

Eine aktuelle Studie des größten Business Netzwerks LinkedIn zeigt, welche Fähigkeiten im deutschsprachigen Raum besonders gefragt sind. Über 2000 Berufstätige und Entscheider/innen wurden dazu befragt. Eine Kernaussage: Fachliches know-how bleibt natürlich wichtig. Zusätzlich sind Kompetenzen wie Kommunikation, Teamfähigkeit, vernetztes Denken und Flexibilität inzwischen fast überall in qualifizierten Jobs erforderlich, um effizient und effektiv arbeiten zu können. Die Hitliste der wichtigsten bzw. gefragtesten Skills 2023 ist laut der LinkedIn Studie:

1. Englisch, 2. Management, 3. Projekt-Management, 4. Vertrieb, 5. Kommunikation, 5. Marketing 6. Teamfähigkeit, 7. Analytisches Denken, 8. Research, 9. Strategie

Je mehr Sie Ihre Talente in dieser Hinsicht unterstützen und entwickeln, umso besser können Sie anstehende Aufgaben bewältigen und auch flexibel auf einen Bedarf reagieren, z.B. im Rahmen von Projektarbeiten. Achten Sie deshalb schon im Bewerbungsprozess auf diese Kompetenzen. Und bei bestehenden Teams lohnt es sich, in die Qualifizierung und den Aufbau von Kompetenzen zu investieren:

- Gezielte Fortbildungen, Seminare, Online Kurse
- Individuelles Business Mentoring und Coaching
- Co-Creation und Master Mind Gruppen
- Job Shadowing / Peer learning ("Mitlaufen" um zu lernen)
- Interaktive Workshops zum Vermitteln von Wissen / Methoden
- Aufbau einer internen Wissensdatenbank / Wiki

Der Fokus auf die Fähigkeiten von Mitarbeitern sorgt nicht nur dafür, dass sie sich individuell weiterentwickeln können, sondern auch dafür, dass sie dem Unternehmen länger erhalten bleiben. Gleichzeitig erhalten Sie so einen größeren und qualifizierteren Talentpool für potentielle Nachfolgesituationen / Verantwortungsübernahmen.

Maßnahme 8: Projektbezogene Arbeit, Flexibilität erhöhen, agile Kooperation stärken

Der stetige Wandel und laufend neue Situationen erfordern flexibles, schnelles Agieren. Auch deshalb wird projektbezogene Arbeit in kleinen und großen Teams immer notwendiger - und bei den meisten Mitarbeitenden ebenfalls beliebter. Auch lassen sich externe Kräfte hier schneller integrieren als in statischen Abteilungen. 

Vor allem für Mitarbeitende, die sich gern mit abwechslungsreichen Aufgaben beschäftigen, sind Projekte ein Gewinn. Die Aufgaben können bei jedem Projekt stark variieren, Teams können anforderungsbezogen temporär neu gebildet. Mitarbeitende können sich gegenseitig unterstützen und neue Dinge lernen.

Studien sagen voraus: Projektbasierte Arbeit wird in Zukunft eine immer größere Rolle spielen. Die Verteilung von Aufgaben auf interne und externe Mitarbeiter ist ein Arbeitsmodell für junge Generationen, deren Fokus auf einer ausgewogenen Work-Life-Balance liegt. Diesen Generationen ist vor allem die Weiterentwicklung auf persönlicher Ebene wichtig. Das Arbeiten mit vielen anderen Menschen in unterschiedlichen Teams in Verbindung mit einer zeitlichen und räumlichen Flexibilität bietet diese Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Projektarbeit kann bei guter Planung dafür sorgen, dass die Arbeit für jeden Mitarbeiter individueller gestaltet werden kann. 

Und flexible, agile Projektmanagementmethoden unterstützen solche flexiblen Arbeitsweisen besonders gut. Jüngere Arbeitnehmende bringen hierfür oft schon Methodenkenntnisse und Erfahrungen mit.

Maßnahme 9: Know-how Management – Wissen systematisch teilen und verankern

Infos, Wissen und know-how sind natürlich primär in den Köpfen. Aber im digitalen Zeitalter gilt:

• Das verfügbare Wissen nimmt stetig exponentiell zu – auch innerhalb von Unternehmen
• Der effiziente Zugriff auf relevante Informationen wird immer mehr zum Wettbewerbsfaktor
• Digitale Systeme machen es heute einfacher, Wissen zu verankern und verfügbar zu machen

Zunächst braucht es ein Konzept und eine Klärung: Welche Infos braucht wer in welchem Kontext? Favorisieren wir eine zentrale oder dezentrale Steuerung? Wie steuern wir die Zugriffs-Rechte für das Lesen und Schreiben? Welche Datenschutzaspekte sind uns wichtig?

Bei der Umsetzung gibt es für alle Organisationsformen und Unternehmensgrößen unterschiedliche technische Ansätze: Integriert in Data Warehouse Konzepte, ein Intranet, spezielle Datenbanken, Firmen-Wiki Systeme u.v.m.,  Je klarer Sie potentiellen Anbietenden gegenüber Ihre Anforderungen definieren können, umso besser.

Primäres Ziel eines modernen Wissensmanagements ist es, wichtige Informationen und relevantes Wissen zu definierten Themen strukturiert zusammenzutragen und auffindbar zu machen. Dabei bauen Wikis (=hawaiisch: schnell) auf die „Weisheit der Masse“ und sind das gemeinsame Gemeingut. Einträge sind durch Querverweise, Tags und Links miteinander verknüpft und lassen sich bei Bedarf hierarchisch strukturieren.

Sinnvolle / häufige Inhalte für internes Wissensmanagement / Unternehmens-Wiki:

Ein strukturiert aufgesetztes Know-how Management in Verbindung mit der geeigneten digitalen Bereitstellung hat viele Vorteile: Zum einen können Inhalte einfach aktualisiert werden, die mühsame Anpassung an mehreren Stellen entfällt. Zum anderen finden Ihre Mitarbeitenden mit Intelligenten Suchfunktionen schnell die relevanten Informationen. 

Und das wiederum spart Zeit, nutzt Kompetenzen besser, macht Ihre Teams zufriedener, zeigt dass Sie ein moderner Arbeitgeber sind und macht Sie unempfindlicher gegen Personalwechsel.

Top-Strategie D gegen den Fachkräftemangel: Intelligente Abläufe, mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten

Unabhängig von Neueinstellungen lohnt es sich zu prüfen, ob Ihre Teams das tun, was sie sinnvollerweise tun könnten und sollten. Das ist in Zeiten knapper Ressourcen umso wichtiger.

Und hier geht es nicht darum, Akkordarbeit einzuführen, den Druck zu erhöhen oder Arbeit mit ins Wochenende zu nehmen. Sondern darum, ob Mitarbeitende ihre Fähigkeiten und Talente so einsetzen können, dass die grösste Wertschöpfung, das beste Nutzen der Kompetenzen und so auch die grösste Zufriedenheit entstehen. 

So manch gefühlter zusätzliche Personalbedarf kann überdacht werden, wenn intelligente Abläufe und Tools die Teams bei Routineaufgaben entlasten. Gerade die Verbindung der folgenden Massnahmen entfaltet grosse Wirkungen - nicht nur bei Großunternehmen, sondern gerade auch im Mittelstand.

Ein wichtiger Zusatzaspekt: Gerade jüngere "digital natives" gucken sich genau an, wie in ihren potentiell neuen Arbeitsumfeldern gearbeitet wird. Wenn diese dann sehen, dass kiloweise Mails ausgedruckt werden oder der Ablageumfang in qm Ordnerrücken gemessen wird, dann haben Sie Nachteile gegenüber Firmen, wo moderne Methoden sinnvoll und entlastend genutzt werden.

Maßnahme 10: Digitalisierung nutzen –Dokumentenmanagement, Ablage und Co.

Verbringen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit mit Suchen, Ablage, Protokollen, Kopieren, Drucken und anderen Dingen, die viel Zeit kosten, wenig produktiv sind und auch keinen Spaß machen? Dann können Sie hier viel gewinnen: Denn mit intelligenteren Routinen können Ihre Teams deren Fähigkeiten besser zur Geltung geben. Positive Effekte: Mehr Wertschöpfung, Zeitersparnis, mehr Zufriedenheit. Mögliche Ansätze / Lösungen können sein:

- Prozesse und Abläufe kritisch prüfen: Schlank, zeitgemäß, digital?
- Digitales Dokumentenmanagement / DMS Systeme nutzen
- Agile Besprechungsdokumentation (z.B. mit Kanban Boards)
- Abläufe und Routinen weitgehend papierlos /-arm gestalten
- Dokumentenscanner in Verbindung mit Texterkennung nutzen
- Automatisierte / vereinfachte Freigabeprozesse etablieren

Maßnahme 11: Den Ressourcen- und Zeitfresser "E-Mail" bekämpfen – Inbox Zero 2.0

Der Zeitfresser Nr.1 in Firmen und Organisationen: E-Mails. Ein paar Gruselstatistiken dazu: 

• 80% der Wissensarbeiter haben ein immer offenes Mailprogramm am Rechner
• 40% der Arbeitszeit gehen für die Bearbeitung von / mit Bezug zu internen Mails drauf
• 70% der Smartphone User schauen morgen innerhalb der ersten 5 min aufs Gerät
  
  

Das Problem: E-Mails sind Aufgaben anderer Leute. Sie folgen nicht unserer eigenen Agenda und halten uns davon ab, wichtige Dinge konzentriert zu bearbeiten. Dazu kommt: "Multitasking" ist inzwischen als Mythos enttarnt. Wer eine Arbeit immer wieder wegen einer anderen Sache unterbricht – zum Beispiel mal kurz in den Eingangskorb gehen, Mails anfangen zu bearbeiten, dann weiter zur nächsten zappt und wieder zurück - ist reproduzierbar weniger produktiv. Im Gegenteil: Multitasking spart keine Zeit, vermindert die Produktivität und erhöht das Stresslevel.

Die Lösung: Neue Routinen nach dem "Inbox Zero 2.0" Konzept und E-Mail Etikette 

Das Grundprinzip von "Inbox Zero" kennt genau 4 Kategorien, in die sich JEDE Mail einsortieren lässt, die Ihre Welt betritt. Hier die Übersicht, nach welchen Kriterien eine Mail in welche Kategorie fällt und was damit jeweils zu tun ist:

• Kategorie 1: Ablage
  Kriterium: Keine Aktion notwendig
  Aktion: a) Löschen (wenn unwichtig) oder b) Archivieren (wenn aufbewahrenswert)
• Kategorie 2: Sofort
  Kriterium: In weniger als 2 Minuten bearbeitet?
  Aktion: Sofort bearbeiten
• Kategorie 3: Delegieren
  Kriterium: Wer ist hierzu eher verantwortlich als Sie selbst oder sollte es werden?
  Aktion: Weiterleiten an … mit der Bitte um …
• Kategorie 4: Aktion/Planen
  Kriterium: Sie müssen/wollen sich selbst kümmern und brauchen mehr als 2 Minuten dafür
  Aktion: Termin für die Bearbeitung in Ihrem zentralen Tool planen und eintragen.

Ich habe diese Konzept für die Praxis weiter angepasst / verfeinert: Lesen Sie dazu meinen Artikel zum "Inbox Zero Hero" Konzept. Dort finden Sie auch praktische Vorschläge, sie Sie die E-Mail-Kultur in Ihrer Organisation verbessern können. Mit dem Ergebnis, dass alle spürbar mehr Zeit gewinnen, bei denen Mails heute viel Zeit fressen. 

So dreht sich das Hamsterrad sofort ein paar spürbare Umdrehungen langsamer. Die Zufriedenheit steigt und alle haben mehr Zeit für Wichtiges. Und Sie verringern "nebenbei" auch den Arbeitsdruck und das Arbeitsaufkommen für alle.  

Der geheime Killertipp gegen den Fachkräftemangel: Die Not-To-Do Liste

Was für das individuelle Zeitmanagement gilt, gilt auch für Organisationen: Es lohnt sich nicht nur darauf zu achten was man tut, sondern auch was man NICHT tut. Jede Entscheidung für etwas ist eine Entscheidung gegen andere Dinge.

Das Prinzip der Not-Do-Do Liste: Bewusst entscheiden, gewisse Dinge, Aufgaben oder Gewohnheiten nicht mehr zu tun.

Was hat die Not-To-Do Liste mit Fachkräftemangel zu tun?

Viel. Stellen Sie sich vor: Ihr Betrieb hat 100 Mitarbeitende. Die Arbeit wird zuviel. Der erste logische Gedanke: Wir müssen neue Leute einstellen.

Aber wenn 100 Leute 15% Ihrer Zeit mit Tätigkeiten verbringen, die man beim genaueren Hinschauen schlicht lassen kann / sollte, dann ist die Lösung nicht: Noch mehr Leute einstellen die wieder 15% ihrer Zeit verplempern.

Sondern bei Abläufen, Besprechungsroutinen, Berichtswesen u.v.m. bewusst aufzuräumen und auszumisten. Denn Organisationen neigen dazu, mit der Zeit Routinen, Standards und Tätigkeiten zu etablieren, die überflüssig sind, keinen Nutzen bringen, Energie entziehen oder Zeit fressen. Einige schaden sogar.

Meine Beobachtung ist: Erfolgreiche Unternehmen und erfolgreiche Menschen analysieren, was sie tun sollten, wo ihre Stärken liegen, was wirklich einen positiven Effekt auf das Erreichen wichtiger Ziel hat. Und dann machen sie die Gegenprobe: Sie entscheiden sich meistens bewusst GEGEN ganz viele Dinge / Tätigkeiten / Aufgaben / Gewohnheiten, die sie lieber bleiben lassen. Und zwar all diejenigen, die sie von ihren wirklich wichtigen Zielen ablenken bzw. diese nicht unterstützen.

Das gute ist: In Zeiten knapper Ressourcen fällt es uns leichter, diese Übung durchzuführen: "Ich habe 20 To Do´s auf der Liste, aber ich schaffe nur 15 - welche 5 streiche ich bewusst?" Und wenn Sie Hemmungen haben weil irgendwie alles Top-Priorität zu haben scheint, starten Sie die Test. Zeitlich begrenzt, nur in einer Abteilung etc. Sie werden staunen, auf wieviele Tätigkeiten man verzichten kann ohne dass es nennenswerte Probleme geben muss.

Deshalb: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prioritäten im Sinne von: "Was spricht wirklich dagegen, wenn wir ... x,y,z ... weglassen / nicht mehr tun / vereinfachen?" Wichtig: Binden Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv ein. Denn die wissen am besten, was man sinnvollerweise streichen kann. Und natürlich macht eine Abstimmung Sinn - zumindest bei den Dingen, die Sie gemeinsam mit anderen oder für andere tun.

Sie werden erkennen und staunen, wieviel Zeit Sie gewinnen. Wie der Output steigt. Und wie die Zufriedenheit in den Teams zunimmt.

Ohne dass Sie neue Leute einstellen müssen.

Fachkräftemangel: Wann welche Maßnahme? Flexible XLS Matrix mit Zielen, Wirkungen und Aufwand zum herunterladen

Welche Strategien und Maßnahmen helfen Ihnen nun am besten? Das hängt natürlich von Ihrer spezifischen Situation und vielen weiteren Faktoren ab. Als ersten Impuls habe ich für Sie eine Übersichts-Matrix mit allen hier vorgestellten Maßnahmen erstellt. Mit den typischen Situationen zum Einsatz der Maßnahmen, dem Charakter ihrer Effekte und auch dem damit verbundenen Aufwand.

Matrix: Ziele, Massnahmen und Ihre Effekte gegen den Fachkräftemangel (© INTEGRI / Tilman Möller)

Diese Matrix können Sie sich hier als Excel-Tabelle herunterladen, verändern und ergänzen - als konkret nutzbare Basis für Ihre gezielten Aktivitäten gegen den Fachkräftemangel.

So haben Sie die besten Chancen, beim "War for Talents" als Sieger/In vom Platz zu gehen.