Die 11 besten Zeitmanagement Methoden für mehr Produktivität – und eine Lüge [Ratgeber]
Ziele erreichen statt Stress und Hamsterrad: 10+1 Methoden, Tools und Routinen fürs Selbstmanagement, die wirklich funktionieren
"Ich möchte endlich einmal was zu Ende bringen..."
... seufzte neulich ein Mitarbeiter im Kundenworkshop. Eigentlich ging es um spezifische Themen in der Projektsteuerung und um komplexe Abstimmungsprozesse zwischen Abteilungsleitungen, Führungskräften und Teams. Aber es kam schnell heraus, dass Fremdbestimmtheit, dauernde Ablenkungen und der alltägliche Hamsterrad-Wahnsinn ein grundsätzliches Problem für fast alle waren. Die Liste dazu wurde lang. Ein Auszug:
- Störungen und Unterbrechungen machen ein konzentriertes Arbeiten fast unmöglich
- Meetings, Meetings, Meetings: Sie kosten Stunden - aber wenige sind wirklich produktiv
- Fremdsteuerung überall: "Kannst Du mal kurz..." / Die tägliche E-Mail Flut / Telefonklingeln
- Fremdgesteuert sein, Dringendes schlägt Wichtiges, zeitraubendes Mikromanagement
Kein Einzelfall: Diese Workshopkarten zeigen, wo viele von uns der Schuh drückt:
Zeitmanagement ist eine Lüge, Selbstmanagement ist der Schlüssel
Zu Beginn muss ich Sie enttäuschen und mit einer Lüge bzw. einem Trugschluss aufräumen:
"Zeitmanagement" gibt es nicht. Denn Sie können Ihre Zeit nicht managen.
Sie können Zeit weder sparen, vertreiben oder totschlagen. Sie kann ihnen auch keiner stehlen. Sie können die Zeit nicht managen, sondern nur sich selbst. Denn die Zeit ist kein Ding, Zeit ist entgegen der Redensart auch kein Geld. Sie gehört weder Ihnen noch anderen. Und sie lässt sch auch nicht überlisten, indem man 3 Dinge gleichzeitig tut. "Multitasking" ist eine Illusion.
Als Begriff ist "Zeitmanagement" konsequenterweise heute eher überholt. Das Verständnis von "Selbstmanagement" ist viel zeitgemäßer und ganzheitlicher.
Die Zeit zwingt uns zu Klarheit: Sie ist begrenzt, also ist "Prioritäten setzen" ein wichtiger Schlüssel. Wenn uns die Endlichkeit unserer Zeit bewusst wird, denken wir mehr darüber nach, was unserem Leben, unserem Denken und unserem Tun Sinn verleiht.
Stephen R. Covey ist einer der Pioniere des Selbstmanagements. Er unterscheidet 4 (inzwischen 5) Generationen des Selbstmanagements. Je nach Problemstellung und individueller Situation adressieren die hier vorgestellten Lösungsmethoden die verschiedenen Ebenen.
5 gute Gründe: Die positiven Effekte von gutem Selbstmanagement
Gelingendes Selbstmanagement ist kein Selbstzweck keine Mode. Es ist eine zentrale Schlüsselkompetenz in unserer Info-und Wissensgesellschaft. Und sie wird wichtiger: Info-Overkill, KI, Vernetzung und Co. fordern uns. Hier kommen. 5 gute Gründe, warum es sich lohnt, diese Kompetenz stärken und stetig weiter zu entwickeln:
1. Das gutes Gefühl, alles im Griff zu haben
Wenn Sie unnötige Aufgaben reduzieren, die richtigen Prioritäten für Dringendes und Wichtiges gezielt setzen und Herrr/Frau Ihres eigenen Kalenders sind, werden Sie nicht nur mehr schaffen: Sie werden auch zufriedener.
2. Weniger Entgrenzung, das Privatleben schützen
Nicht nur für Unternehmer wird es wegen "always on" & Co. immer wichtiger und schwieriger, die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ziehen. Ein ganzheitliches Selbstmanagement beinhaltet Wege, auch die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit besser zu ziehen.
3. Stressfaktoren an der Wurzel packen
Über 70% der Wissensarbeiter haben im Jahr 2020 mindestens einmal unter dem Burnout-Symptomen gelitten. Aber das Gefühl, nie genug Zeit zu haben und zu oft im roten Bereich zu fahren, lässt sich schon an der Quelle deutlich reduzieren.
4. Produktiver sein, mehr schaffen
Zeit lässt sich nicht managen, aber Sie können Sie besser nutzen: Mit den richtigen Methoden werden Sie sich weniger ablenken lassen und am Ende nicht nur mehr schaffen, sondern vor allem das Richtige tun. Ihre Produktivität steigt.
5. Mindset stärken, schlechte Gewohnheiten ablegen
Effektive Methoden führen zu positiver Verstärkung: Erfolg unterstützt Erfolg. Und im Gegenzug fällt es uns leichter, Scrollprokrastinieren, hin-und-her springen und andere schlechte Angewohnheiten zu stoppen
Mit klarem Blick die richtigen Prioritäten setzen: Das Fundament guten Selbstmanagements
Die besten 10+1 Methoden für effektives Selbst- / Zeitmanagement
Selbstmanagement hat viele Facetten – und genauso wirken die hier vorgestellten Methoden unterschiedlich. Ich habe sie alle ausprobiert. Aus der Erfahrung: Persönliche Vorlieben spielen eine großen Rollen, Probieren geht über Studieren.
Die beliebtesten Methoden müssen nicht automatisch die für Sie sinnvollsten sein. Eine oder zwei davon nutzen, kann schon einen Riesenunerschied bedeuten. Starten Sie mit der/n Methode(n) , die am besten zu Ihrem spezifischen Aspekt passen, den Sie verbessern / angehen wollen.
Die besten Zeitmanagement-Methoden im Überblock / Quicklinks zu den Top 10+1:
1. Zeitmanagement-Methode: "Zeitflussanalyse"
Der Grundgedanke:
Den Status Quo erfassen: Wie verbringe ich meine Zeit wirklich?
Der Hauptnutzen:
Bessere Transparenz und echte Erkenntnisse statt Gefühl.
Viele blicken bei ihrem Zeit-/Selbstmanagement nur voraus, aber nie zurück. Aber zu wissen, womit man aktuell WIRKLICH seine Zeit verbringt, öffnet uns die Augen. Das Ergebnis ist fast immer: Großes Erstaunen, wieviel Zeit für Zeitdiebe wie Social Media, E-Mails checken und unproduktive Meetings verloren geht. Und nicht nur das: Auch das häufige hin- und herspringen wird uns so vor Augen geführt.
Diese Analyse ist eine wichtige )und oft fehlende) Bestandsaufnahme: Wie nutze ich meine Zeit - und warum? Wo verstecken sich meine Zeitdiebe? Wie viele Stunden arbeite ich pro Tag tatsächlich? Im nächsten Schritt können wir dann mit den folgenden Methoden daran arbeiten, unsere Zeit besser und bewusster zu nutzen.
2. Zeitmanagement-Methode: "Eat the frog"
Der Grundgedanke:
Unangenehme Dinge konsequent zuerst angehen.
Der Hauptnutzen:
Energiereiche Phasen nutzen, den Kopf frei machen.
Dieses Prinzip wurde durch den Sachbuchautor Brian Tracy bekannt. Das im gleichnamigen Bestseller beschriebene Konzept soll auf ein Zitat von Mark Twain zurückgehen: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, dies gleich morgens zu tun. Und wenn es Ihr Job ist, zwei Frösche zu essen, essen Sie am besten zuerst den größten.“
Das Prinzip hinter dieser Analogie besteht darin, die schwierigste, unangenehmste bzw. zeitaufwendigste Aufgabe eines Tages zuallererst anzugehen. Ohne erst an andere Dinge zu denken oder mit Mails zu starten. Ist dieser dicke Brocken erst einmal bewältigt, können Sie sich den verbleibenden To-dos mit weniger Stress und Zeitdruck widmen. Es entsteht schon früh am Tag ein positiver Motivationsschub.
3. Zeitmanagement-Methode: "Pomodoro-Technik"
Der Grundgedanke:
In Blöcken von je 25 Minuten ohne Ablenkung arbeiten.
Der Hauptnutzen:
Die Konzentration verbessern, den Tag strukturieren.
Die Pomodoro-Technik wurde von Francesco Cirillo entwickelt. Der Name leitet sich vom italienischen Wort für Tomate ab, da Cirillo seine Aufgaben mit einer tomatenförmigen Küchenuhr trackte. Die Arbeitszeit wird hierbei in kurze 25-Minuten-Intervalle (die „Pomodoros“) unterteilt. Je Intervall arbeitet man ungestört und konzentriert an einer einzigen Aufgabe. Nach jedem Pomodoro folgt eine 5-minütige Pause und nach je 4 eine Pause von ca. 15-30 Minuten.
Durch diese Struktur wird die Arbeitsbelastung in überschaubare Abschnitte unterteilt. Die Kreativität wird angeregt und die regelmäßigen Pausen helfen, frisch im Kopf zu bleiben. Gerade für den Einstieg ins Selbstmanangement eine gute, einfache Methode.
4. Zeitmanagement-Methode: "Time Boxing/Time Blocking"
Screenshot
Der Grundgedanke:
Den Tag strukturieren, Zeitblöcke für definierte Aufgaben.
Der Hauptnutzen:
Die Konzentration fördern, Prokrastinieren vermeiden.
Beim Timeboxing (auch Timeblocking genannt) werden bestimmte Zeiträume fix für bestimmte Aufgaben festgelegt. In diesen klaren Zeitfenstern konzentrieren Sie sich ausschließlich auf eine bestimmte Tätigkeit. So vermeiden Sie, sich in Details zu verlieren oder sich ablenken zu lassen. Der definierte Umfang eines Zeitblocks hilft uns ausserdem, das Arbeiten an der Aufgabe nicht ausufern zu lassen. Je nach Umfang der Aufgabe können Sie diese ggf. in Teile herunterbrechen.
Tipp 1: Arbeiten Sie mit Farbcodes für Ihre Blöcke: Je nach Art / Charakter der Aufgabe eine Farbe. Sie können Ihre Zeitblöcke für Tage oder sogar Wochen festlegen.
Tipp 2: Das "Time Boxing 2.0" ist noch effektiver - Mehr zum FokusKalender lesen Sie hier.
5. Zeitmanagement-Methode: "2-Minuten-Regel"
Der Grundgedanke:
Alles was 2 Minuten oder weniger braucht, sofort tun.
Der Hauptnutzen:
"Eben kurz gemacht" ist schneller als "alles planen".
Die 2-Minuten-Regel ist so simpel wie einleuchtend. Aufgaben, die zwei Minuten oder weniger Zeit in Anspruch nehmen, werden sofort erledigt anstatt sie aufzuschieben oder zu terminieren. So sparen Sie Zeit und verhindern, dass sich viele kleine Aufgaben ansammeln und zu größerem Stress führen.
Eine kurze Mail beantworten, einen Termin vereinbaren, den Schreibtisch schnell aufräumen: Das ist schnell gemacht - und damit erledigt. Alles was deutlich länger dauert und echte Denkarbeit erfordert, reißt Sie aus der Konzentration auf Ihre eigentliche Aufgabe. Unterbrechen Sie dagegen nur für eine Mini-Zeitspanne, können Sie den Faden danach wieder aufnehmen. Auch viele (natürlich nicht alle) Gespräche lassen sich auf 2 Minuten begrenzen. "Fasse Dich kurz" ist aktuell wie nie.
6. Zeitmanagement-Methode: "GTD – Getting Things Done"
Der Grundgedanke:
Systematisch und konsequent Dinge zu Ende bringen.
Der Hauptnutzen:
Effektive Routinen schaffen, die den Kopf freihalten.
"GTD" wurde vom Selbstmanagement-Bestsellerautor David Allen schon in den 2000er Jahren erfunden. Das Grundprinzip startet damit, alle anstehenden Aufgaben die unsere Welt betreten an EINEM Ort zu notieren. Das kann eine simple Liste, ein Notiztool oder ein Taskmanager sein. Im nächsten Schritt sortieren Sie diese Aufgaben, definieren Cluster und setzen Prioritäten: Wichtiges, Dringendes, Delegieren, Löschen. Wichtig dabei ist es, anstehende ToDos dann auch in den Kalender zu übertragen.
Der Kopf bleibt frei und Sie können sich vollständig auf Ihre eigentliche, aktuelle Arbeit konzentrieren. Sie müssen sich nicht ständig im Hintergrund überlegen, was auch noch zu tun ist. Es ist nun "nur" noch Ihre Aufgabe, die aktuelle Arbeit in die Tat umzusetzen.
7. Zeitmanagement-Methode: "ALPEN Methode"
Der Grundgedanke:
Aufgabenerledigung strukturiert und realistisch planen.
Der Hauptnutzen:
Praxisaspekte fliessen mit ein, Disziplin wird gefördert.
Die A.L.P.E.N. Methode stammt vom "Simplify" Autor Lothar Seiwert. Für jede Aufgabe erfasst sie 5 zentrale Elemente: A: Aufgaben aufschreiben", "L: Länge einschätzen, "P": Pufferzeit einplanen", "E: Entscheidungen treffen", "N: Nachkontrollieren".
Die Methode liefert eine strukturierte Grundlage dafür, um einen realistischen Tagesplan zu bauen. Die beiden Elemente "Länge einschätzen" und "Pufferzeit einplanen" helfen dabei, realistisch zu bleiben – und diszipliniert. Beide zwingen Sie innerlich dazu, dass Sie bei der Erledigung dieser Einschätzung eher entsprechen. Praxistipp: Der Aufwand für diese Methode lohnt sich nur, wenn die Aufgabe es rechtfertigt. Also eher nicht für Standardroutinen, sondern für To Dos, die umfangreicher, komplexer und ggf. neu sind.
8. Zeitmanagement-Methode: "Eisenhower Prinzip"
Der Grundgedanke:
Eine 4-Quadrantenmatrix für "Dringend" oder "Wichtig" nutzen.
Der Hauptnutzen:
Aus der Vogelperspektive auf den Mix der ToDos schauen.
Das Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Matrix oder Vier-Felder-Methode) geht auf den gleichnamigen Ex US-Präsidenten zurück und ist ein häufig genutztes Werkzeug für das effektive Priorisieren von Aufgaben. Die Eisenhowermatrix unterscheidet bei Aufgaben zwischen "Dringend" und/oder "Wichtig". Es gibt somit genau 4 Kategorien für To Dos und entsprechend Empfehlungen für den Umgang damit: A: dringend und wichtig → sofort selbst erledigen, B: wichtig aber nicht dringend → selbst später erledigen, C: dringend aber nicht wichtig → delegieren bzw. auf Termin legen, D: weder dringend noch wichtig → löschen, verwerfen.
In einer 4-Quadrantenmatrix visualisiert diese Methode schnell, ob wir eine gute Balance in unseren Aufgaben haben. Für das Tagesgeschäft ist sie eher ungeeignet, aber sie schafft einen Überblick, wie sich unser Spektrum zusammensetzt. Und ob wir (der Klassiker...) ggf. zu viele Aufgaben als "Dringend und wichtige" ansehen.
9. Zeitmanagement-Methode: "Personal Kanban"
Boardstruktur nach Status
Der Grundgedanke:
Wichtige Aufgaben auf einem Board visualisieren.
Der Hauptnutzen:
Den Überblick behalten, Überlastung vermeiden.
Mit dieser vereinfachten Variante des Kanban-Rahmenwerks verwalten Sie Ihre eigenen, wichtigen Aufgaben auf einem 3-spaltigen Board (analog oder digital): "Zu erledigen" / "In Arbeit" / "Erledigt". Ihre Aufgaben wandern je nach Status zwischen diesen Spalten. Damit haben Sie sofort einen Überblick und können ebenfalls Zeitbedarfe und Termine hinterlegen. Praktischerweise mit einem Kanban Online-Board wie "MeisterTask"
Ein Vorteil des Kanban-Prinzips wirkt auch hier: Es ist dynamisch anpassbar – neudeutsch: Es ist eine "agile" Methode – und kann immer den aktuellen Status zeigen, Personal Kanban braucht als Methode etwas Einarbeitung, aber es hilft allen, die oft mit konkurrierenden Prioritäten zu tun haben. Sie erkennen schnell, wann die Anzahl der ToDos sinnvoll zu begrenzen bzw. zu priorisieren ist.
10. Zeitmanagement-Methode: "Not To Do Liste"
Der Grundgedanke:
Bewusst entscheiden, gewisse Dinge NICHT zu tun.
Der Hauptnutzen:
Sich von Ballast und unnützen Routinen befreien.
Steve Jobs sagte einst zu Recht: „Die Entscheidung, was nicht zu tun ist, ist genauso wichtig wie die Entscheidung, was zu tun ist.“ Das "Etwas" können sein: Zeitfresser, überflüssige Reports oder Meetings, unproduktive Gewohnheiten oder andere Ablenkungen, die uns von unseren wichtigen Aufgaben und Zielen abhalten.
Eine Not-To-Do-Liste wirkt mehrfach: Sie hilft uns, das Bewusstsein für zeitvergeudende Gewohnheiten zu schärfen. Sie ermöglicht (bzw. zwingt) uns, bewusste Entscheidungen zu treffen, um eben diese zu vermeiden. Und nicht selten führt diese Liste dazu, dass wir uns selbst tief sitzende Glaubenssätze oder alte aber wenige hilfreiche Sitten vor Augen führen.
10+1. Zeitmanagement-Methode: "FokusKalender" [Killertool]
Der Grundgedanke:
Der Kalender triggert Handlungen: MACHEN und TUN.
Der Hauptnutzen:
Unsere Tage erhalten Struktur, der Fokus steigt.
Das zentrale Werkzeug für gelingendes Selbstmanagement ist Ihr Kalender. Anders als Taskmanager oder To-do Listen verbindet er uns jeden Tag mit der Realität. Dinge, die im Kalender stehen haben eine viel höhere Wahrscheinlichkeit, dass sie auch getan werden.
Das besondere am FokusKalender sind wiederkehrende reservierte Zeitblöcke, in denen wir an unseren wirklich wichtigen Zielen arbeiten: Nur Aufgaben, die uns diesen Zielen näherbringen, gehören hier hinein. Darum wird hier auch gleich eine logische Brücke zum Planen dieser Ziele gebaut. Das unterscheidet den FokusKalender z.B. vom Time Blocking.
Idealerweise planen Sie sich diese Fokuszeiten gleich früh morgens ein, vor Tagesgeschäft, Meetings & Co. Auch andere wiederkehrende Aufgaben wie das Bearbeiten von E-Mails lassen sich mit dem Fokuskalender sinnvoll in Blöcken planen.
Ein auf diese Art bewusst geplanter FokusKalender verbindet Sie immer wieder mit den wirklichen wichtigen Aufgaben. Er wird so zu Ihrem ultimativen Killertool für besseres Selbstmanagement.
Fazit: Selbstmanagement ist machbar. Das "Wie" entscheidet.
Mit den geeigneten Methoden schaffen Sie mehr und haben mehr Freude.
Sie tun Sie das Richtige richtig und geben Ihren Tagen mehr Struktur.
Ich habe selbst -zig Selbstmanagement-Methoden kennengelernt, angewendet und vermittelt. Auf Basis dieses Know-hows, aus den besten Büchern zu diesem Themenkomplex und natürlich aus eigener Praxis und vielen Mentorings habe ich eine Systematik für gelingendes Selbstmanagement entwickelt, die in der betrieblichen Praxis und bei unterschiedlichen persönlichen Prioritäten funktioniert.
Ich unterstütze Sie gern dabei, den für Sie am besten geeigneten Weg für gelingendes Selbstmanagement zu finden und umzusetzen:
- Möglichkeiten und geeignete Selbstmanagement-Methoden für Ihren Bedarf
- Beispiele, Vorlagen und Praxistipps für gutes Umsetzen und nachhaltige Effekte
- Flexible Formate, individuelle abgestimmt: Einzeln, in Gruppen, Workshops, Kurse
Sie wollen mehr Fokus, weniger Stress und Ihr Selbstmanagement verbessern?
Lassen Sie Sie uns darüber sprechen, wie ich Sie unterstützen kann:
Erste Infos
Beschreiben Sie kurz Ihre Situation und Ihr Anliegen per Telefon oder Mail. Auch der Link zu Ihrer Website ist hilfreich.
Ihre Wünsche
In einem kostenfreien Gespräch tauschen wir uns darüber aus, ob und wie ich Sie bei Ihrem Anliegen unterstützen kann.
Zusammenarbeit
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Sie wollen erfolgreiche Projekte, die Teamarbeit stärken und effektive Workshops? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie ich Sie unterstützen kann
Erste Infos
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